7 dicas para comprar software

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Em um mundo cada vez mais conectado, mais global, mais imediato e social, as empresas – grandes e pequenas – reconhecem a necessidade de ter uma operação integrada, uma visibilidade dos seus processos internos e uma relação mais clara e próxima com seus clientes. Empregados e diretores entendem que a diferença entre ver os resultados do mês passado ou poder estar concectado online e em tempo real pode se tornar uma vantagem estratégica que permite crescer em vendas e em satisfação do cliente, ao mesmo tempo em que se controla e diminui os custos da operação.

Foto: Creative Commons.
Foto: Creative Commons.

Avaliar e comprar um software, porém, é uma das atividades mais complexas que existem para qualquer empresa atual. Além da diversidade de soluções e fornecedores disponíveis no mercado, as empresas precisam enfrentar um acúmulo de alternativas e opções, como “compra ou aluguel”, “licença permanente ou pagamento por uso”, “instalação local ou remota”.

As múltiplas opções de modelos e tipos de licenciamento, a homogeneização dos conceitos técnicos e legais dentro dos requerimentos funcionais, o conhecimento sobre as práticas comerciais e as políticas de licenciamento dos diferentes fabricantes, o alcance dos contratos de suporte técnico, manutenção e atualização do software, etc., acabam convertendo qualquer processo de avaliação, compra e implementação de software em um projeto grandioso.

Comprar software obsoleto

Talvez por isso, e pelo elevado montante de dinheiro associado a um investimento no software, na maior parte das PMEs encontramos uma espécie de “pausa no tempo”, em que o software utilizado foi:
1) Desenvolvido internamente por um ou vários engenheiros da empresa.
2) Desenvolvido há muitos anos atrás, remediado e remediado outra vez para incluir novas funcionalidades ou requerimentos.
3) Construído sobre arquiteturas tecnológicas obsoletas e desconectadas do estado atual da tecnologia.

É certo que ninguém conhece mais as vantagens da sua empresa que seus próprios funcionários, mas querer “inventar a roda” em assunto de tecnologia, desenvolvendo internamente as soluções informáticas que são utilizadas no dia-a-dia para o manejo da operação é como querer desenhar e fabricar seu próprio maquinário e construir seu próprio veículo, em vez de usar as ferramentas já disponíveis para economizar tempo e dinheiro.

Aqui vão 7 dicas para levar em conta na hora de comprar um software:

  1. Tenha bem claro o que você necessita e limite o alcance do projeto. Não caia na armadilha do “já que”: “Já que estamos fazendo isto, por que não…” isto e por que não o outro. Esta é a frase favorita dos vendedores e uma das mais perigosas em um projeto de avaliação, compra e implementação de software.
  2. Não tente fazer um projeto do tipo “Big Bang”. Busque projetos gestionáveis, dirigíveis, rápidos e concisos que permitam ter “quick wins” para capitalizar os benefícios obtidos.
  3. Tenha claro quanto é o Custo Total de Propriedade (TCO em inglês). Não fique no valor das licenças (e o fabuloso desconto extra que estão oferecendo a você). Conheça o valor dos gastos recorrentes, como suporte e manutenção, que você terá de pagar nos anos seguintes, os requerimentos de hardware e conexão exigidos para o funcionamento do software que está avaliando, o custo dos treinamentos para que seus funcionários possam utilizar e aproveitar ao máximo as soluções, o valor da consultoria necessária para a implementação e custos associados (passagem aérea, alojamento, alimentação), etc.
  4. Não se deixe levar pelo nome e fama de alguns fabricantes. Lembre que estamos na segunda década do século XXI e que a revolução digital permitiu a proliferação de soluções de altíssimo valor agregado a preços mais econômicos que os dos grandes fabricantes.
  5. Saiba que o vendedor, tanto do fabricante como do canal ou sócio do negócio que o acompanha, não está do seu lado, e que a comissão dele está diretamente associada à quantidade de vendas e não a sua satisfação como cliente ou ao sucesso do seu projeto. É difícil encontrar um fornecedor no qual a pessoa que vende e que implementa a) seja a mesma ou b) estejam na mesma equipe.
  6. Se não estamos falando de software básico de infraestrutura tecnológica, tenha a certeza de que o projeto não é um “projeto de sistemas” e que as cabeças funcionais, financeiras e tecnológicas da organização entendam e participem ativamente do processo.
  7. Lembre que quando falamos de uma solução com impacto em áreas funcionais, o mais importante não é a tecnologia em si, e sim lidar com a mudança e que o sucesso de um novo software é medido não apenas pelos controles que exerce mas também pelo que ele pode oferecer a cada um dos funcionários envolvidos no seu uso.