Cómo organizar tu empresa en 5 pasos

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Poner en marcha “las 5s” es el primer paso para implementar LEAN en una empresa. Es simple de explicar a los empleados y transmite los fundamentos de la filosofía de calidad japonesa.

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¿Te resulta difícil encontrar algunos documentos en tu oficina? ¿Cada empleado archiva de manera diferente? ¿Está la oficina llena de papeles que nadie usa?  ¿Hay cajas en el piso que nadie sabe qué contienen? ¿Te tropezás con el cabe de tu computadora? ¿No te alcanza el tiempo para para hacer todo lo que tenés en mente? Todo esto es normal.

El principal problemas que tienen todas las Pymes y startups es la desorganización y el caos generalizado. Muchos intentan resolverlo, pero dar un primer paso firme es la parte más difícil de desarrollar una cultura de orden y organización.

Para poder vencer la inercia de la desorganización diaria recomiendo la herramienta 5S, un método práctico para impulsar una cultura de trabajo basada en la limpieza visual. Es un sistema que facilita organizar, ordenar y limpiar el lugar de trabajo y mantenerlo en el tiempo, con el objetivo de ahorrar costos, identificar los desperfectos rápidamente y fomentar la autodisciplina de los empleados, reduciendo los defectos hasta en un 50%.

Organizar el espacio de trabajo de forma adecuada

Esta metodología fue creada por Hiroyuki Hirano en Japón y a partir de allí se empezó a aplicar en todo el mundo, tanto para una oficina como para una planta, una clínica y hasta una casa.

Ordenar y limpiar es quizás una de las tareas que uno menos quiere hacer, y seguramente es la última tarea que uno pensaría en estandarizar. Sin embargo, 5S es una de las primeras herramientas de la metodología LEAN que se recomienda aplicar ya que es simple y permite generar la cultura de eliminación de desperdicios. Produce resultados tangibles y cuantificables para todos y el cambio es fácil de identificar visualmente en el corto plazo.

Además, la organización del espacio del trabajo puede traducirse en ahorro de costos y eliminación de actividades que no agregan valor: pérdida de herramientas y papeles, mezcla de los productos buenos con los no conformes o de los que están en proceso con los terminados, y errores en los envíos, falta de espacio, baja productividad, fallas en los equipos y situaciones de riesgo para los empleados.

¿Cuáles son las 5s para la organización?

Eliminación

(En japonés: Seiri) El primer paso consiste en identificar las cosas que son necesarias en el área de trabajo y eliminar las que no lo son. Hay elementos que se usan constantemente y otros que sólo se usan en circunstancias especiales, o son prescindibles porque son defectuosos, obsoletos, no se utilizan o simplemente no se sabe para qué sirven.

Por ejemplo los documentos de los últimos dos meses pueden ubicarse en un cajón del escritorio, mientras los de más de un año pueden ubicarse en armarios compartidos o en un depósito externo.

Organización 

(Seiton) El segundo paso consiste en organizar los elementos considerados como necesarios de manera que se encuentren con facilidad. Su ubicación debe estar identificada para que cualquiera pueda encontrarlos y se note a simple vista cuando no están en su lugar.

La organización implica marcar los límites de las áreas de trabajo, almacenaje y zonas de paso, etiquetar cajones, estantes y carpetas, establecer un lugar para cada herramienta o para cada papel de trabajo. En una oficina el ejemplo sería tener una bandeja para facturas por pagar, órdenes en proceso, pedidos pendientes etc.

Limpieza

(Seiso) El tercer paso implica limpiar e inspeccionar el entorno para identificar los defectos y eliminarlos. Implica integrar la limpieza como parte del trabajo diario, eliminar los generadores de suciedad (como las cajas en el piso o los rincones abarrotados de papeles) y conservar los elementos de trabajo en condiciones óptimas. A través de la limpieza se puede detectar si un motor pierde aceite, si existen fugas, tornillos o cables sueltos.

Estandarización

(Seiketsu) El cuarto paso consiste en sistematizar los pasos anteriores. Implica seguir un método para mantener el orden y optimizar el tiempo dedicado a ello. Se puede hacer una planilla de turnos en los que cada día un empleado distinto se encarga de un área en particular, y manuales de procedimiento que expliquen cómo hacer cada actividad. La gente debe saber qué hacer, cuándo, dónde y cómo hacerlo.

Disciplina

(Shitsuke) El objetivo del último paso es convertir en hábito los métodos definidos. Depende de la autodisciplina de cada empleado para poder cumplirlos y de la constancia de los líderes en ayudar a implantarlo. Se pueden poner luces, alarmas para detectar fallos, carteles, tapas transparentes para ver el interior de las máquinas. El diseño de un sistema permanente de auditoría o monitoreo del cumplimiento de las tareas y los horarios permite sostener 5S en el tiempo.

5S es muchas veces utilizada como el primer paso para implementar para iniciar un proceso de mejora. Lo he aplicado tanto en una oficina como en un taller mecánico. No requiere inversión y puede generar grandes ahorros

Si respondes que NO a alguna de estas preguntas, ¡es hora de implementar 5S!:

  • ¿Puedes encontrar todo en menos de 30 segundos?
  • ¿Cada cosa está en su lugar y hay un lugar para cada cosa?
  • ¿Los elementos y el espacio de trabajo lucen como nuevos?

 

Imagen destacada @chrisjagers, distribuida con licencia Creative Commons BY-SA 2.0

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