Gestión del inventario: cómo encontrar el equilibrio perfecto

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Administrar el inventario de una empresa es una eterna búsqueda de equilibrio. Por un lado, la cantidad de unidades almacenadas no debe ser elevada ya que de lo contrario el costo operativo para su mantenimiento  y el capital de trabajo serán mayores; por el otro, es necesario, además,  garantizar el cumplimiento de la demanda de los clientes con agilidad, asegurando su satisfacción.

Mantener un buen control del inventario

En opinión de Ariovaldo Silva, master en contabilidad y CEO de Alpha Premium Consultoría y Capacitación, es esencial mantener un buen control sobre todos los aspectos de la gestión del inventario. “El punto de equilibrio entre un alto nivel de servicio y menores volúmenes de stock  -y por consiguiente menor capital inmovilizado-, sólo podrá lograrse mediante la combinación de una buena gestión basada en las cuatro Ps y de controles, análisis, auditorías y programas de mejora continua”.

Compruebe debajo las cuatro Ps:

Inventario
Falta de planificación en el stock puede traer problemas para la empresa. Foto: Shutterstock

Personas – Encontrar los profesionales, ejecutivos y líderes adecuados para trabajar en la gestión y el mantenimiento del inventario.

Procesos – Proyectar los principales procesos que determinan el stock, cuya eficiencia debe comprobarse a través de la medición de indicadores de desempeño y la adopción de programas de mejora continua.

Procedimientos – Implementar y auditar los procedimientos para asegurar que las personas ejecuten los procesos eficazmente.

Procesamientos – Asegurarse de que los movimientos físicos y virtuales se realicen de forma precisa. Esto implica registrar todas las transacciones en el sistema en el momento en que ocurren físicamente.

Cómo controlar el inventario

Si su empresa es pequeña y no está en condiciones de contar con un equipo dedicado exclusivamente a la gestión del inventario o con un profesional para abarcar el proceso completo, significa que deberá realizar la tarea usted mismo. Por supuesto, los detalles del proceso dependerán del tipo de producto con el que trabaja, pero algunos consejos son universales. A continuación enumeramos algunas ideas.

Lista de productos

En todos los casos lo básico es el registro de cada ítem, lo que puede llevarse a cabo en una planilla de cálculo de Excel. Sin embargo, lo más recomendable, especialmente si el stock es numeroso, es adquirir un software específico para este propósito. Cree categorías y subcategorías para facilitar la organización de su inventario.

Identificación

Que cada producto presente un código propio, incluso si es exactamente igual a otros, facilita bastante la organización. Se puede crear un patrón para ese código que incluya un sufijo que identifique su categoría.

Movimientos

Cada vez que un producto se moviliza, ingresando o saliendo de stock, debe registrarse. Esto es crucial para evitar pérdidas y errores de cálculo y facilitar futuras estimaciones. Por esta razón le recomendamos crear un procedimiento estándar de los movimientos.

Control de niveles

Cuente con información precisa sobre la demanda y la cantidad de artículos en stock.  Podrá establecer una rutina de reposición y actualización, procurando atender con agilidad al cliente, sin exagerar la cantidad de productos.

Responsables

Indique a los responsables del inventario de cada sector que realicen inventarios rotativos del stock, con el fin de completar un informe general. El objetivo de este procedimiento es comprobar si las cifras están en equilibrio y si el conteo es completo.

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