Secretária virtual? Conheça o serviço da Koe Contact

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Gerenciar a agenda profissional nem sempre é uma tarefa fácil para profissionais em meio à correria do dia a dia. Em diversos casos, eles precisam contratar um funcionário que articule os compromissos da rotina – o que resulta em uma grande despesa no final do mês. Foi a partir desse problema que surgiu a Koe Contact, empresa brasileira que presta o serviço de secretária virtual.

Como funciona a secretária virtual

O empreendimento, que surgiu há seis anos em São Paulo, oferece atendimento personalizado a profissionais que atendem clientes, como dentistas, médicos, consultores e advogados, por exemplo.

Eles precisam gerenciar os compromissos com os clientes durante a semana e, por isso, contratam a Koe Contact. Dessa forma, a secretária virtual fica responsável por cuidar da agenda desses profissionais, marcando horários de atendimento a clientes e pacientes.

“Se o paciente de um dentista nos liga, por exemplo, atendemos como se fosse um consultório, e a pessoa marca a consulta”, explica a fundadora da Koe Contat, Jane Kazumi Ono. Para que o profissional tenha controle sobre as tarefas do dia, as alterações na agenda são feitas em um documento online compartilhado, ao qual ele tem acesso.

Quando uma empresa manifesta o interesse em contratar a secretária virtual, é marcada uma entrevista. A partir dessa conversa, a equipe da Koe Contact coleta informações sobre cada negócio para elaborar um script específico de atendimento.

“Nosso diferencial é a personalização”, diz Jane. De acordo com ela, o objetivo é entender o que o cliente faz para ajustar o atendimento à demanda. Assim, quando um cliente dele liga para agendar um horário, a equipe segue um roteiro pré-determinado, conforme as particularidades do trabalho de cada um.

Koe Contact serve como secretária virtual
Nem todas as empresas podem contar com uma secretária dedicada no local. Foto: iStock, Getty Images

Como surgiu a ideia

A Koe Contact surgiu a partir da identificação de uma oportunidade de mercado. “Em São Paulo, é muito comum as pessoas quererem abrir um negócio sem ter alguém para fazer o atendimento”, ressalta Jane, que é formada em administração.

A inspiração da empreendedora para abrir o negócio surgiu a partir de uma tarefa da sua rotina: marcar uma consulta com um dentista para os filhos. Na época, ela ligou para o consultório a fim de agendar um atendimento, mas não havia secretária. “Achei isso ruim. Então, comecei a fazer contas e cheguei à conclusão de que manter uma secretária era muito caro”, lembra.

Foi aí que ela pensou que poderia fazer o atendimento para vários profissionais com apenas um serviço, que fosse mais barato do que a contratação de um funcionário fixo. A ideia funcionou. Hoje, a Koe Contact conta com uma equipe de sete pessoas.

Foco no atendimento

Um dos grandes desafios das empresas que lidam diretamente com as pessoas é realizar um atendimento de qualidade. Na Koe Contact, o serviço de secretária virtual é feito com a tecnologia de um call center, mas com uma lógica diferente.

“O desafio é tratar as pessoas como pessoas, e não como assuntos, o que é um grande problema dos call centers”, diz Jane. Segundo ela, é preciso fazer um atendimento próximo ao cliente e tratar todos eles com atenção. No dia a dia, como fazer isso? A fundadora acredita que um dos meios é fazer um bom processo de seleção dos funcionários da secretária virtual, além de investir no treinamento da equipe.

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