5 dicas para ter reuniões virtuais produtivas

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“Você consegue me ouvir agora?” Recorrente nas reuniões virtuais, essa pergunta exemplifica um dos problemas comuns para quem abandona os encontros presenciais: os entraves tecnológicos. As dificuldades na comunicação tendem a piorar quando mais pessoas se reúnem em frente ao computador – salas lotadas combinam com falta de atenção e dificuldade de concentração.

Mas a reunião virtual não precisa ser dispersa. “Se as organizações conseguirem implementar um bom nível de disciplina e possuírem a estrutura necessária, recorrer às reuniões virtuais resultará em acréscimo de produtividade”, confirma Bryan Field, co-fundador da MeetingsResult, uma empresa americana que fornece um software de gerenciamento de reuniões.

reuniões virtuais
Foco e organização são algumas das premissas para ter reuniões virtuais eficientes. Foto: iStock, Getty Images

Reuniões virtuais poupam tempo e dinheiro

Mais do que apenas um encontro formal e periódico entre os integrantes de uma equipe, as reuniões representam uma importante ferramenta para transmitir diretrizes, encontrar soluções e comunicar mudanças.

É o que explica Richard M. Lent, autor do livro Leading Great Meetings: How to Structure Yours for Success: “As reuniões são a solução para que os líderes consigam alcançar o sucesso trabalhando em conjunto com sua equipe”.

Tanto as reuniões virtuais quanto as presenciais cumprem a mesma função, mas há diferenças que merecem sua atenção. “As reuniões virtuais poupam tempo e dinheiro para as empresas, além de oferecer flexibilidade aos empregados, como o trabalho remoto”, exemplifica Field.

As possíveis desvantagens estão relacionadas à estrutura tecnológica e de conexão, que precisam ser sólidas e compatíveis com as necessidades dos interlocutores, e à falta de convivência. Afinal, é impossível negar o valor de uma negociação direta e de uma conversa “olho no olho” no mundo corporativo.

Como aumentar a produtividade

Listamos, a seguir, algumas dicas pra que você obtenha reuniões virtuais mais eficientes. Confira:

1. Organização em primeiro lugar

A regra é a mesma para as reuniões presenciais: organize-se ao máximo antes do encontro. “Reuniões virtuais precisam ser planejadas com objetivos claros e executadas com método, seguindo um checklist específico”, recomenda Field.

2. Olho no relógio

Ambos especialistas apontam o tempo de uma hora como duração máxima para uma reunião virtual. Assim, fica mais fácil manter os participantes focados, já que existe uma grande possibilidade de distração quando os encontros pela internet se prolonga

3. Conexões individuais

Lent explica que conexões individuais facilitam a comunicação e permitem que todos contribuam para a discussão. “O ideal é que todos os participantes estejam conectados remotamente, sem a participação de um grupo de pessoas em conjunto no mesmo computador”, orienta.

4. Objetividade

Esteja atento ao foco da reunião e retome-o quando for preciso. Faça o possível para encontrar conclusões em meio às falas, indicando um resumo do que foi desenvolvido até então. Quanto mais objetivo você for, maiores as chances de progresso no tema.

5. Atenção à tecnologia

“Você precisa garantir que os participantes da reunião possuam os equipamentos corretos e estejam em um local com o mínimo de barulho possível”, explica Field. “Nada atrapalha mais uma reunião virtual do que ruídos externos e a incapacidade de ouvir o que o outro tem a dizer.”

Entre as plataformas mais populares, é possível citar o Skype, o join.me e o Google Hangouts. A dica é experimentar cada um deles e encontrar a melhor opção para a sua necessidade por meio da tentativa e erro.

Se você tem alguma dúvida ou sugestão sobre o assunto, deixe um comentário abaixo e contribua com a troca de ideias. Não esqueça de compartilhar esse artigo com seus seguidores nas redes sociais.

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