Conheça os 6 erros mais comuns ao enviar um e-mail corporativo

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Em meio a um dia atribulado no trabalho, é comum que os profissionais encaminhem ao menos um e-mail corporativo com pressa, sem prestar muita atenção à linguagem utilizada. No entanto, recomenda-se mais atenção nesse tipo de comunicação, pois a reputação do remetente se constrói com cada mensagem enviada.

Quando um profissional envia um e-mail corporativo disperso, desorganizado e cheio de erros gramaticais, essa é a imagem que outras pessoas têm dele –  o que é totalmente prejudicial no mundo dos negócios. Portanto, alguns cuidados valem ouro nessa hora.

e-mail corporativo
Erros em um e-mail corporativo podem trazer danos à imagem do profissional. Foto: iStock, Getty Images

E-mail corporativo: 6 erros comuns

Prestar atenção a alguns detalhes é essencial para gerar uma reputação positiva entre outros profissionais e não cometer gafes. Por isso, veja seis principais erros praticados quando o assunto é e-mail corporativo e confira algumas dicas úteis.

Erros ortográficos

Justamente pela falta de tempo e o acúmulo de tarefas, as pessoas esquecem de reler os textos antes de enviar. Muitas vezes, isso é sinônimo de erros ortográficos esdrúxulos, que comprometem a imagem do profissional – que pode ser visto como ignorante ou descuidado.

Você não quer ter essa reputação no meio profissional, não é mesmo? Por isso, tenha em mente que reler o texto é fundamental. Além disso, se possível, utilize um corretor ortográfico automático, pois, às vezes, os erros podem passar despercebidos.

Informalidade

Ao enviar um e-mail corporativo para clientes e gestores, a informalidade pode ser prejudicial. É preferível dar prioridade ao tom impessoal e cortês, evitando termos como “beijos” e “abraços” e excluindo abreviações de palavras. Lembre-se: a formalidade é o caminho mais correto.

E-mails muito longos

Outro erro que deve ser evitado são os textos muito longos, que podem confundir e desanimar a pessoa que recebe o e-mail. Por isso, seja o mais claro, conciso e objetivo possível e explique no início o objetivo principal da mensagem.

Em caso de assuntos que devem ser negociados ou explicados, prefira o telefone ou fale pessoalmente. Depois, se quiser, apenas formalize por e-mail o que foi discutido.

Copiar pessoas sem necessidade

Antes de clicar em “enviar”, analise se o e-mail está sendo encaminhado apenas para pessoas que têm relação com o assunto. Encher a caixa de entrada de profissionais que não têm nada a ver com o tema é desnecessário e gera incômodos até mesmo para o remetente, que receberá muitas respostas de volta.

E-mail corporativo para uso pessoal

Utilizar o e-mail corporativo para tratar de questões que não se relacionam ao trabalho é fazer uso inadequado da ferramenta. Portanto, para se comunicar com familiares e amigos ou cuidar de assuntos particulares, utilize sua conta pessoal.

Inclusive, as redes corporativas podem ser monitoradas: mais um motivo para utilizar cada e-mail para um fim e preservar sua imagem.

E-mails desnecessários

Encaminhar mensagens que não contêm assuntos relevantes é um erro e resulta em tempo mal administrado. Por isso, envie e-mails corporativos apenas quando for necessário, evitando uma comunicação excessiva que pode atrapalhar a produtividade no trabalho.

Coloque as dicas em prática

Com essas dicas em mente, você pode melhorar a comunicação com outros profissionais e criar uma reputação positiva perante os colegas. Por isso, não esqueça: sempre revise o e-mail antes de enviar, encaminhe mensagens apenas quando necessário e evite a informalidade para tratar de negócios.

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