Correio eletrônico: 5 dicas para que seus clientes não fiquem sem respostas

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O correio eletrônico é uma ferramenta que auxilia as empresas a manter uma comunicação ágil com os clientes. Entretanto, para que seja eficaz, é necessário que os e-mails sejam respondidos sem delongas – o que só é feito com organização na rotina de trabalho.

Para que a sua caixa de entrada não fique atulhada de e-mails, que você não arranja tempo para ler (muitos menos para responder), é necessário tomar algumas medidas para deixar tudo em dia. Dessa forma, conseguirá enviar respostas por correio eletrônico para todos os clientes de sua marca, o que melhora o relacionamento com os consumidores.

correio eletrônico
Correio eletrônico é canal de comunicação entre empresa e clientes, por isso deve ser bem gerenciado. Foto: iStock, Getty Images

 

5 dicas para gerir o correio eletrônico

Se você identifica dificuldades no dia a dia para manter a caixa de entrada em dia, responder aos clientes e ainda assim manter a produtividade no trabalho, organização é a palavra-chave. Confira cinco dicas.

1. Mantenha a caixa de entrada limpa

Deixar a sua caixa de entrada limpa e evitar a poluição visual é uma dica preciosa de organização. Basta que você delete e-mails que não têm relação com o trabalho, ou que contêm spam e propagandas. Além disso, é possível apagar ou arquivar mensagens assim que o assunto tratado nelas estiverem resolvidos. Mas cuidado: não exclua nada sem abrir o correio eletrônico para ver do que se trata.

2. Defina prioridades

Quando verificar a caixa de entrada, defina uma ordem de importância para os e-mails. Assim, você saberá quais mensagens devem ser respondidas com urgência e quais podem aguardar. Mas isso não significa que os assuntos menos relevantes devem ser esquecidos, apenas que eles não precisam ser respondidos imediatamente.

3. Responda todos os e-mails

Você deve estabelecer prioridades, mas nunca pode esquecer de responder uma mensagem. Lembre-se: para que o correio eletrônico seja uma ferramenta eficaz de comunicação com o cliente, eles não podem ficar sem retornos. Além de excluir um importante canal entre a empresa e os consumidores, a falta de respostas gera uma imagem negativa para a marca.

Caso leve mais tempo para resolver um assunto, não deixe de avisar ao cliente.

4. Estabeleça uma rotina

Checar o e-mail constantemente é uma armadilha para a produtividade. Por isso, todos os dias, siga uma rotina para verificar a caixa de entrada. Reserve um tempo para a atividade, que deve ser feita com intervalos. Dessa forma, você conseguirá manter a produção no trabalho e responder aos clientes no prazo.

5. Utilize ferramentas

Quer uma ajuda para manter a organização dos e-mails em dia? Então, uma alternativa é utilizar ferramentas que mantêm a caixa de entrada sob controle.

O Boomerang, por exemplo, tem entre suas funcionalidades a criação de e-mails automáticos. Com o Mailstrom, você categoriza as mensagens a fim de ter facilidade para responder, arquivar e deletar assim que o assunto for resolvido. Essas são apenas duas ferramentas disponíveis. Basta escolher a mais adequada para suas necessidades. Que tal?

Com essas dicas em mente, ficará mais fácil gerenciar a caixa de entrada e potencializar o correio eletrônico como canal de comunicação com os clientes. Mas lembre-se de que, para que isso ocorra, os consumidores não podem ficar sem respostas.

Se você tem alguma dúvida ou sugestão sobre o assunto, deixe um comentário abaixo e contribua com a troca de ideias. Não esqueça de compartilhar esse artigo com seus seguidores nas redes sociais.

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