Veja como aprimorar a comunicação de uma equipe remota

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O modelo de equipe remota é cada vez mais comum no Brasil. A principal vantagem é a praticidade e redução nos custos de operação. Por outro lado, esse modelo de trabalho traz uma preocupação muito comum entre os gestores e funcionários: como manter uma comunicação eficaz entre os recursos humanos mesmo com a distância? A tarefa exige cuidados, pois ruídos na interação podem afetar negativamente os negócios.

O número de empresas que enfrentam esse desafio aumenta a cada dia. Em 2014, 15% das companhias brasileiras contavam com sistema home office, de acordo com estudo do Top Employers Institute. Já no ano anterior, 2013, a soma era menos que a metade: apenas 6% ofereciam essa possibilidade aos funcionários.

Mesmo sendo uma tendência crescente, essa forma de trabalho ainda causa dúvidas e desconfianças. Sem um espaço comum para os funcionários, como qualificar a comunicação entre uma equipe remota?

equipe remota
Poder ficar o tempo todo perto da família é das vantagens do home office para o funcionário. Foto: iStock, Getty Images

Tarefas do gestor de uma equipe remota

Especialista em home office e consultora do Instituto Trabalho Portátil, Marina Sell Brik afirma que, para tornar a comunicação mais eficaz, o passo inicial é o gestor ter claro o que espera de cada colaborador e qual o resultado final aguardado nos projetos e trabalhos.

De acordo com ela, também é necessário que o gestor tenha à disposição um sistema que permita a interação à distância de forma segura e organizada, com conexão VPC (virtual private cloud) e software para acompanhamento de tarefas e contato online, além de prever uma frequência para encontros presenciais com os colaboradores.

“Cada caso deve ser avaliado pontualmente e exige um arranjo diferenciado, mas, em um plano geral, essas são as premissas para uma boa comunicação remota”, diz a especialista.

Equipe remota: cuidados com a comunicação

Para Marina, a equipe deve ter alguns cuidados: é preciso saber como e quando se comunicar e usar com propriedade os meios corretos para cada demanda. “Se alguma informação não ficou clara na troca de dois ou três e-mails, por exemplo, use o telefone”, explica.

Segundo ela, os funcionários devem ter em mente qual é a hora de interagir, para não perder tempo em trocas de mensagens online, o que reduz a produtividade. “A interação é importante, mas deve ser usada com sabedoria”, alerta.

Ferramentas e softwares

Atualmente, ferramentas de armazenamento em nuvem, arquivos compartilhados e softwares são opções para o trabalho de uma equipe remota. Tendo acesso à internet, é possível que os colaboradores se comuniquem de diferentes locais.

Segundo a especialista, há softwares e aplicativos que facilitam a interação e o acompanhamento de equipes e processos remotos. “A atuação portátil é o trabalho do futuro, tudo converge para que ele seja realizado de qualquer lugar”, afirma Marina.

“Uma pequena empresa pode utilizar o BaseCamp para interagir com os colaboradores e acompanhar projetos, ou o Dropbox e o Google Drive para compartilhar telas e planilhas, por exemplo”, aconselha. Para uma organização maior, a dica da especialista é ter uma transferência de ramal e recursos de conference call, como o Webex da Cisco.

Agilizar a tomada de decisões

A especialista afirma que equipes alinhadas funcionam tanto dentro do escritório quanto fora dele e, se existe um alinhamento de informações, objetivos claros e equipe integrada, as decisões são tomadas naturalmente. “Em pouco tempo, ritmo e sintonia da equipe são ditados e formam um fluxo de raciocínio, interação e tomadas de decisão”.

De acordo com ela, definir quais assuntos serão discutidos a cada reunião facilita o entendimento por parte dos funcionários quanto ao que é esperado deles. “Uma vez que você precisa ter metas e objetivos claros para transmitir à equipe remota, o trabalho rende mais. Muitos colaboradores comentam que se tornaram profissionais melhores depois do trabalho remoto”, argumenta.

Colocando em prática

Para os integrantes de uma equipe remota, saber usar as ferramentas disponíveis adequadamente, ter metas definidas e participar de encontros presenciais são medidas essenciais que qualificam a comunicação. Por isso, considere colocar em prática as dicas acima e veja a produtividade da sua equipe melhorar.

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Comentários

  1. angelasilva dice:

    Eu trabalho remotamente muito bem com o Google Drive. Para conferências uso Skype ou HangOuts... Para divisão de tarefas o Asana também é um bom dispositivo.