Como identificar os custos ocultos nas pequenas e médias empresas

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Há todo tipo de atividades na operação de uma empresa, algumas que agregam valor ao produto final, e outras que não. Calcula-se que de 15% a 40% da capacidade das empresas está relacionada com retrabalhos e produtos ou serviços com problemas. Muitos destes custos não são registrados na contabilidade da empresa, seja por uma falta de identificação ou porque é difícil calculá-los, mas não deixam de reduzir o lucro do empresário e, por isso, são chamados de custos ocultos.

Foto: Creative Commons.
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Para as PMEs, onde os recursos humanos e econômicos costumam ser reduzidos, identificar desperdícios e custos ocultos pode incrementar significativamente a produtividade, a rentabilidade e melhorar a qualidade do produto final.

De acordo com a metodologia japonesa do Lean manufacturing, os custos mais comuns são agrupados em 8. O Lean é aplicado amplamente pelas empresas da indústria automobilística, mas os exemplos abaixo demonstram que pode ser aplicado a todo tipo de indústria e a qualquer tamanho de empresa.

Os 8 custos ocultos são:

1. Os defeitos, retrabalhos e o scrap

Esta forma de desperdício é plenamente conhecida pelos empresários, mas é difícil quantificá-la. Ele ocorre porque um processo não foi realizado corretamente. Estão incluídos o custo do material irrecuperável, o tempo das pessoas envolvidas no retrabalho, o tempo das máquinas que poderia ser usado para novos produtos, o tempo de inspeção dos produtos, e ainda definir o nível do defeito e se é possível aproveitar algo do material ou ele deve ser eliminado por completo.

Um exemplo de reprocesso é entregar um pedido ao cliente de um produto incorreto e, por consequência, ter que substituí-lo. Perde-se tempo, material, e até um cliente. Os processos deveriam ser desenhados à prova de erros e deveria haver um controle de qualidade em tempo real.

2. A sobreprodução

A perda aqui está relacionada a produzir mais do que irá vender. Normalmente, isso passa despercebido e aparentemente tudo funciona bem. Pode ocorrer por falta de vendas, falta de planejamento na produção ou querer evitar demoras na entrega ao cliente.

O problema da sobreprodução é que ela gera outros desperdícios, como inventário de produtos mortos e a capacidade não aproveitada para produzir outro produto que tenha mais vendas.

3. A espera

Há custo de espera quando alguns funcionários permanecem com pouco trabalho enquanto outros estão saturados. Os produtos em uma fábrica também podem ter espera na linha de produção ou no depósito, devido a um layout deficiente, produção em grandes lotes, coordenação ruim entre os operários, tempos elevados para preparação das máquinas ou a manutenção incorreta delas.

É muito comum ver vendedores que estão inquietos nas lojas, esperando pelos clientes. É uma forma clara de desperdício de dinheiro do proprietário, a menos que eles sejam pagos por comissão. Tempo é dinheiro! Este desperdício pode ser evitado equilibrando as tarefas entre as pessoas distintas, estabelecendo uma ordem de atenção e identificando tudo o que tem de ser feito e dividi-lo entre horas e funcionários para aproveitar ao máximo a capacidade produtiva de cada um.

4. O transporte

O desperdício pelo transporte implica a movimentação desnecessária de material. É uma das perdas mais comuns de tempo, esforço e dinheiro que o cliente não valoriza porque ocorre dentro da empresa e não melhora a qualidade do produto final. Todo material que é transportado de um lugar para outro é uma fonte de economia em potencial. Por exemplo, é possível determinar quais são os produtos que saem com mais frequência de um depósito e colocá-los na entrada do mesmo. É importante otimizar a disposição das máquinas e dos funcionários para evitar a circulação desnecessária dos produtos. Reduzir isso economiza esforço desnecessário e diminui a probabilidade de danos aos mesmos durante o transporte.

5. O inventário

O excesso de inventário pode ocorrer devido à compra maior do que o necessário, à falta de planejamento do estoque, à falta de um sistema de contabilização do estoque, a gargalos não identificados, reprocessos pela má qualidade, à compra em quantidade para evitar o efeito da inflação ou obter melhor preço do fornecedor. Mesmo que algumas destas razões sejam válidas e possam ser consideradas convenientes, é importante também analisar o custo de manejo do estoque, o risco em que implica mantê-lo, o custo do espaço, a maior probabilidade de roubo em caso de pouco controle dos depósitos, e também a perda de utilidade do produto por vencimento ou falta de manutenção e o capital investido detido.

6. A movimentação de pessoal

Inclui o transporte desnecessário de pessoas. Em uma fábrica, se os processos não estão bem organizados, por consequência, podem fazer com que os funcionários perdam tempo mudando entre uma atividade e outra ou talvez indo até o depósito buscar uma matéria-prima (isso pode ser evitado usando “pontos de armazenamento” perto do local de trabalho). Em um escritório, por exemplo, ter apenas uma máquina de fotocópias para um andar inteiro significa que todos precisam ir até ela. Conforme for o caso ou a frequência das impressões, pode ser conveniente ter mais impressoras ou avaliar colocar a única que há em um lugar estratégico, no meio do andar, para que todos cheguem até ela com o menor movimento possível.

Também é um caso de movimento desnecessário ter as xícaras longe do café. Se cada vez que quero um café, devo ir a outro armário buscar as xícaras, estou perdendo tempo. Se as xícaras sempre são usadas com a cafeteira, é conveniente colocar várias xícaras perto dela. É importante na análise deste desperdício ter em mente o tempo que se perde com cada movimento e a frequência com que ele se repete.

7. O excesso de processamento

É um desperdício gerado quando se agregam etapas a um processo que não agrega valor ao cliente. Talvez o cliente não esteja disposto a pagar por ele, ou não percebe a melhoria, o que faz com que seja impossível recuperar o valor investido, ou perdemos clientes porque eles não pagam o preço estipulado por nós. Por exemplo, vamos ao teatro, e ao nos dar o bilhete de entrada, ele vem dentro de um envelope. Como vamos logo em seguida usar o bilhete, descartamos o envelope. Evidentemente o envelope foi um custo extra que não valorizamos.

8. As ideias dos funcionários

O recurso humano não aproveitado também é um custo. Os funcionários são aqueles que sabem como melhorar a operação, mas se não os escutamos quando eles propõem ideias, nunca iremos saber. Para aproveitar a sua capacidade, devemos estimular a proposta de ideias por parte dos funcionários, escutá-las e colocar em prática aquelas que sejam realizáveis. Caso contrário, não vamos
apenas perder ideias como também funcionários.

Espero que este artigo seja útil e que vocês possam identificar rapidamente os focos de custos ocultos na sua empresa. Sucesso!