Descubra como conduzir uma reunião sem perder tempo

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Muita conversa, análise aprofundada de dados, longos debates e praticamente nenhum resultado. Não é preciso ser veterano no mundo corporativo para identificar uma reunião improdutiva, que pode tomar horas preciosas em um dia de trabalho. Neste artigo, você vai conhecer técnicas para conduzir os encontros sem perder tempo, priorizando as soluções.

O que esperar das reuniões

Sentados em uma mesa arredondada, os integrantes da equipe buscam soluções para um problema pontual da empresa. Os números estão projetados na parede, mas ninguém parece se entender. Em determinado momento da reunião, você se questiona se o tema em discussão é o mesmo para todos. Surge, então, a inevitável sensação de que você poderia estar produzindo mais em outro lugar. Isso soa familiar?

De acordo com um estudo realizado em 2012 pelo Centre for Economics & Business Research, do Reino Unido, quem trabalha em escritórios gasta em média quatro horas semanais em reuniões. Os entrevistados também responderam que, para eles, mais da metade desse tempo é desperdiçada.

Para entender como conduzir reuniões de forma eficiente, sem perder tempo, é necessário compreender o propósito básico desses encontros: tomar decisões em grupo. Além disso, vale lembrar que, em muitas empresas, a reunião é o único momento na rotina de trabalho em que a equipe se junta para avaliar o desempenho e projetar resultados.

sem perder tempo
Reuniões improdutivas estão entre as principais causas de desperdício de tempo na rotina corporativa. Foto: iStock, Getty Images

5 dicas para conduzir reuniões sem perder tempo

Tendo estabelecido esse conceito básico, é possível apontar algumas técnicas para diminuir o desperdício de tempo e aumentar a efetividade dos encontros:

  1. Estabeleça os tópicos previamente

Para a consultora empresarial Barbara Pachter, a principal dica é criar tópicos de discussão previamente. “O líder da reunião deve enviar os tópicos a serem discutidos previamente para os participantes. Assim, cada pessoa fica conhecendo de forma antecipada o seu papel no encontro, e pode preparar melhor as contribuições”.

  1. De olho no relógio

A consultora orienta que o líder da reunião deve ficar atento ao horário e aos tópicos que estão em discussão, para que o assunto não seja desvirtuado. “Se os participantes começam a discutir a respeito de fatores que não são relevantes para o encontro, o líder pode e deve interromper, pedindo que os itens previstos sejam retomados”, explica.

  1. Analise resultados

Você já chegou ao resultado que desejava? Quão longe a discussão está de encontrar uma definição? Avalie o progresso constantemente para descobrir quando é necessário intervir, conduzindo os integrantes para a busca de soluções.

  1. Restrinja o número de participantes

Ao convocar os participantes para a reunião, procure avaliar os perfis com antecedência, dando prioridade para os colaboradores que podem contribuir efetivamente para o resultado final. Quantidade, nesse caso, não significa qualidade, e muito menos eficiência.

  1. Elimine hábitos nocivos

Finalmente, vale lembrar que objetividade é a palava de ouro. Todos têm assuntos importantes a tratar fora da sala de reuniões, então é bastante aconselhável que as longas introduções e as falas repetitivas sejam eliminadas. Solicite que os integrantes exponham suas ideias de forma sucinta, a fim de chegar ao melhor resultado sem perder tempo.

Se você tem alguma dúvida ou sugestão sobre o assunto, deixe um comentário abaixo e contribua com a troca de ideias. Não esqueça de compartilhar esse artigo com seus amigos nas redes sociais.