ERP grátis, aberto ou livre: quando vale a pena

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Um sistema integrado de gestão ou ERP, na sigla em inglês para “Enterprise resource planning“, é um conjunto de softwares organizados e integrados para gerenciar os principais fluxos administrativos, financeiros e de recursos humanos de uma empresa. Grandes companhias investem montantes altos para manter o controle de seus processos porque isso representa menos risco de perdas e maior capacidade de prestação de contas. Uma pequena empresa tem contextos mais simples e verba mais curta. Mas a necessidade pode também ser grande. Será que tem um ERP grátis disponível? A resposta é sim, mas não necessariamente essa é a melhor opção para todas as empresas.

O mercado de grandes empresas é dominado por gigantes internacionais como SAP e Oracle, mas há uma infinidade de outros fornecedores. A Totvs e a Senior, no Brasil, atendem companhias de diferentes tamanhos, com soluções amplas ou específicas, que podem ser contratadas separada ou conjuntamente. O Conta Azul é uma alternativa baseada em um modelo de negócio de startup, com uma solução ágil e sob medida para pequenos negócios. E há outras alternativas, a preços variados.

sigla ERP, conjunto de sistemas para gestão empresarial, exibida sobre um fundo azul, estilizado como tela de computador
ERP grátis pode significar licença sem custo, mas suporte e customizações podem demandar recursos. Foto: iStock

O fato de haver soluções mais baratas ou até sem custo de licenciamento convivendo com outras, que demandam investimentos altos, é explicada por haver complexidades diferentes nos processo e fluxos de trabalho de cada organização. Cada empresa possui uma realidade específica, que precisa ser avaliada. Ainda que estoque seja estoque em qualquer parte do mundo, as maneiras de gerenciá-lo variam conforme o segmento, porte da empresa e perfil de atuação.

O mesmo aplica-se a todos os outros processos, de compras, gestão de pessoas, faturamento, contabilidade, atendimento ao público (CRM), e-commerce etc. A rigor, a adoção de uma solução única para todas as áreas da empresa nem sempre é o melhor caminho — embora, sim, normalmente faça sentido buscar a integração entre os sistemas.

Licença de ERP grátis: MarketUp/Sebrae

Uma das opções é o MarketUp, produto oferecido pelo Sebrae junto a um fornecedor de mercado que cedeu os direitos de sua solução à instituição do sistema S brasileiro, encarregada de apoiar pequenas e médias empresas. O site Baguete conta bem a história dessa solução, em artigo publicado nesta semana. Maurício Renner, que assina o relato, lembra que o Sebrae busca um ERP grátis para oferecer desde o ano 2000, mas só em outubro de 2013 o projeto saiu do papel.

A seleção da solução envolveu uma chamada pública, na qual apenas a MarketUp participou — outros concorentes não aceitaram ceder os direitos de sua solução. O custo com o licenciamento é bancado pelo Sebrae, mas caso sua empresa precise de um consultor para implementar o ERP, o serviço precisa ser contratado junto à empresa. No site, é possível criar uma conta e iniciar a análise para adotar os módulos do sistema em sua empresa.

São 16 módulos divididos em quatro blocos (vendas, compras, estoque e financeiro). Apesar de o licenciamento não ter custo, os direitos autorais sobre a solução são detidos pela fornecedora do software. Isso significa que, mesmo se você tiver programadores e desenvolvedores capacitados, eles não podem fazer alterações no produto sem autorização da empresa.

Na prática, porém, a solução é grátis mesmo, sem limite de vendas ou de faturamento. Totalmente baseado na nuvem e alimentada por meio de formulários amigáveis, um dos diferenciais é a possibilidade de contar com a Central Sebrae, uma ferramente acessível pela Internet que permite interagir por chat com técnicos e analistas de suporte.

Acesse o site da MarketUp.

Opções de ERP open source

Com licenciamento open-source (código aberto), há diferentes opções. Odoo é um dos mais conhecidos. Trata-se de um conjunto de sistemas que inclui módulos de gerenciamento de projetos, faturamento, contabilidade, gestão de inventário (estoque), produção e compras. A comunicação e troca de dados entre os módulos é um dos atributos, como em qualquer boa solução do gênero.

Dolibarr por sua vez é voltada para pequenos e médios negócios. Há recursos de ponta a ponta do negócio, incluindo pedidos, fiscal, contratos, estoque, pagamentos e gestão eletrônica de documentos. No site da solução, há produtos complementares à venda, extensões disponíveis.

Outro desse grupo de licenças é o ERPNext, que inclui módulos de contabilidade, inventário, vendas, compras e gerenciamento de projetos. Os sistemas são todos baseados em formulários flexíveis que só precisam ser preenchidos pelos usuários, com a promessa de facilidade de uso.

Um produto brasileiro é o Freedom ERP. Com módulos de CRM, financeiro, gestão de serviços, de produção, de caixa e de compras, também adota uma licença de código-aberto, oferecendo fóruns para uma comunidade de usuários.

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ERP grátis vale a pena?

A principal vantagem de buscar uma solução integrada para apoiar a gestão da empresa tem a ver com os ganhos de produtividade da automação dos processos. Esses softwares também auxiliam na organização da empresa por eliminarem a necessidade de retrabalho na hora de organizar dados. Nem todos os relatórios em planilhas Excel serão eliminados, mas parte deles estarão menos suscetíveis a erros manuais ou a perdas de arquivo em trocas de email, por exemplo.

 

Usando licenças abertas ou livres, uma mudança no funcionamento do sistema para se adequar ao fluxo de sua empresa — chamada nesse meio de “customização” — é possível e permitida, mas depende de desenvolvedores e programadores. Eventualmente, recorrer a analistas e consultores acaba sendo também necessário, assim como para obter suporte.

 

No caso de soluções convencionais, em que se paga por licenças e pelo suporte, é preciso conhecer bem o modelo de cobrança do fornecedor. Há casos em que é possível adquirir o direito de uso permanente, com atualizações e suporte pagas como serviço, à parte — se você parar de pagar, pode continuar usando, mas por conta e risco. Em outros, a licença é alugada, com o valor cobrado junto com uma taxa de manutenção e suporte, com direito a atualização — sem fee inicial, mas se você interromper o contrato ou parar de pagar, fica sem acesso.

Ao final, é preciso fazer as contas para saber qual opção oferece melhor custo-benefício. Buscar ajuda de especialistas nesse momento de decisão costuma ajudar a evitar um gasto que resolva apenas parcialmente os desafios de gestão de seu negócio.

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