Saiba como fazer uma gestão de custos eficiente

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Fazer uma gestão de custos eficiente é um dos processos fundamentais para que a empresa alcance êxito financeiro. Para empreendedores de pequenos a grandes negócios, saber controlar e prever gastos, identificando quando é possível fazer reduções, é requisito para um bom gerenciamento.

Mas como desenvolver esse processo? Confira algumas dicas e saiba como perseguir uma gestão de custos de qualidade.

O que é gestão de custos

Primeiro, é necessário entender a importância do gerenciamento. De acordo com o livro Project estimating and cost management, do autor Parviz Rad, a gestão de custos é o processo utilizado para minimizar os custos do projeto, sem prejudicar a sua qualidade.

Por isso, projetar e controlar a todo instante os custos e despesas gerados para a produção e comercialização de produtos ou serviços e planejar estratégias é essencial. Dessa forma, o administrador tem como saber qual é a situação financeira real do negócio.

gestão de custos
Gestão de custos é processo fundamental para o sucesso do negócio. Foto: iStock, Getty Images

Como fazer a gestão de custos

Para dar início ao processo, é preciso entender a diferença entre os conceitos de custos e despesas.

Os custos são gastos referentes ao produto: quanto dinheiro a empresa investe para produzir e deixar o produto ou serviços prontos para venda. Já as despesas compõem gastos que não estão diretamente ligados ao produto ou serviço, como aluguel, propaganda e comissão de vendedores.

Ambos podem ser divididos em duas categorias:

Fixos: acontecem independente do volume de produção e venda. Ou seja, são os custos e despesas mensais essenciais para manter a empresa em funcionamento, como aluguel, energia elétrica, salários, água e telefone, por exemplo.

Variáveis: são alterados conforme o volume de produção e venda. Quanto mais a empresa gasta com produtos e serviços, maior são os custos e despesas variáveis no mês e vice versa.

Gestão de custos eficiente

O processo de gestão de custos é complexo, por isso, confira algumas dicas do que deve ser feito.

Estime os custos

Fazer uma estimativa de custos para cada projeto por meio de relatórios detalhados é essencial. Tente analisar o valor de todas as atividades, mão-de-obra e materiais necessários para colocá-lo em prática.

Para isso, é preciso pesquisar os preços e analisar o custo-benefício, para saber se a opção é viável para a empresa. Não esqueça de fazer um planejamento para ter controle financeiro e não extrapolar os limites.

Faça um orçamento

Depois de estimar os custos para cada necessidade do projeto, é necessário fazer um orçamento que agregue todos eles em um mesmo relatório. Dessa forma, o empreendedor terá o valor exato necessário para execução e poderá apresentar os números ao setor financeiro.

Para que o orçamento tenha as melhores condições possíveis, a fase de estimativa deve ser feita com cuidado, analisando todas as possibilidades e preços e selecionando quais recursos são realmente necessários e viáveis.

Estipule uma margem de erro

Para a gestão de custos, prever gastos que possam surgir ao longo do desenvolvimento do projeto é essencial, além de ter em mente quais são os possíveis riscos. Por isso, é aconselhável determinar uma margem de erro no orçamento e ter uma reserva financeira para não interromper o andamento caso ocorram acidentes de percurso.

Analise o resultado

Após a finalização de cada projeto, o gerenciamento não deve ser deixado de lado. Analisar os gastos que se confirmaram – criando um novo relatório – é importante para ver se o investimento foi feito de acordo com as estimativas anteriores. Dessa forma, o empreendedor poderá conhecer, de fato, os problemas que ocorreram, tendo mais propriedade para evitá-los posteriormente.

Coloque as ações em prática

Agora que você sabe como fazer uma gestão adequada, tente colocar as dicas em prática, identificando os erros depois de finalizar cada projeto. Dessa forma, poderá aprimorar cada vez mais o gerenciamento.

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