Boas práticas de RH: saiba quando o excesso de documentação atrapalha

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Ao terminar uma tarefa, o funcionário sinaliza a entrega em uma planilha. Aproveita e já registra o próximo dever, com o estará ocupado nos próximos minutos, horas ou dias. Finalizado um grupo de tarefas, começa a preparar um relatório para documentar os resultados obtidos. Você já deve ter visto alguém associar essa rotina a boas práticas de RH – com a produtividade muito bem registrada.

Mas até que ponto a documentação do trabalho executado é positiva? A partir de que momento ela passa a truncar os processos e desgastar os funcionários? É o que vamos tentar responder nesse artigo.

Documentar faz parte das boas práticas de RH

A partir de um certo ponto, a documentação exigida para desenvolver uma tarefa passa a ser excessiva. É uma situação que, na gestão pública, costuma-se chamar de burocracia: o conjunto de regras e procedimentos que norteiam a realização de determinado serviço.

Mas é importante fazer uma distinção. A burocracia não é, por si própria, negativa. Apesar de o termo ser empregado quase sempre de maneira pejorativa, essa regularização é necessária para a organização dos processos. Se não fosse a burocracia, tudo viraria uma grande bagunça.

Ou seja, faz parte das boas práticas de RH documentar o que é feito e seguir hierarquia, manuais, regras, memorandos, normativas… Já pensou se cada funcionário de uma empresa resolvesse decidir a seu bel-prazer como, quando e o que vai fazer?

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Documentar a realização de tarefas é importante, mas não deve atrapalhar a produtividade. Foto: iStock, Getty Images

Excesso de documentação atrapalha

Mas como saber se o tempo gasto na atualização de planilhas e relatórios referentes às tarefas que um funcionário desempenhou é excessivo? Não há uma fórmula pronta, até porque determinado ramo de atuação pode ter uma necessidade de controle justificadamente maior (quem trabalha com controle de produção, por exemplo).

Para encontrar o equilíbrio, primeiro converse com os funcionários. Tente descobrir quanto tempo eles gastam com a produção de documentação. Normalmente, se passar muito de 10% do tempo que demoram com o cumprimento das tarefas principais, ligue o sinal de alerta. Não quer dizer que está um desastre, mas a partir daí você já pode começar a pensar em alternativas para uma boa gestão dos projetos sem atrapalhar a produtividade.

Como agilizar a gestão de tarefas

O Microsoft Excel é um ótimo programa para a produção de planilhas de acordo com a sua necessidade. Apesar disso, e mesmo que o arquivo seja compartilhado em nuvem ou em rede com toda a equipe, uma solução mais específica para gestão de projetos pode conferir agilidade à atualização das informações. Experimente softwares como o Basecamp, Trello, Teambox e outros.

Outra dica de ouro contra o desperdício de tempo é otimizar as reuniões. Antes de convocar uma, reflita se ela é realmente necessária. Se for, conduza o encontro de maneira objetiva, convoque apenas os profissionais envolvidos com o assunto e certifique-se de que todos cheguem na reunião bem preparados, para evitar conversas inconclusivas.

Com essas dicas, é possível continuar com as boas práticas de RH sem que elas impactem na produtividade da equipe de trabalho. Se você tem alguma dúvida ou sugestão sobre o assunto, deixe um comentário abaixo e contribua com a troca de ideias. Não esqueça de compartilhar esse artigo com seus amigos nas redes sociais.