Conheça 5 ferramentas de gestão de projetos

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Ter êxito na gestão de projetos requer habilidades, técnicas e conhecimentos que todo gestor competente deve ter, além de muito tempo e dedicação. Mas com tantas tarefas a serem cumpridas no dia a dia, manter as planilhas atualizadas e organizadas é um desafio. É aí que entram os softwares, aplicativos e serviços online, opções que garantem maior eficiência no gerenciamento dos processos.

Muitas dessas plataformas são gratuitas. É só uma questão de testá-las e escolher a melhor, de acordo com as suas necessidades e preferências. Para facilitar, listamos, abaixo, cinco ferramentas que podem tornar a sua vida mais fácil na hora de fazer a gestão de projetos.

gestão de projetos
Ferramentas de gestão de projetos oferecem serviços para otimizar o gerenciamento. Foto: iStock, Getty Images

5 ferramentas de gestão de projetos

Além de serem utilizadas para a gestão de projetos no trabalho, você pode tirar proveito dos recursos para organizar até mesmo suas tarefas pessoais.

Trello

Essa ferramenta de gestão de projetos em lista pode ser adequada a qualquer usuário. Nela, além de otimizar as atividades do trabalho, é possível organizar planos de viagens e estudos, por exemplo. Apesar de haver versões pagas com recursos mais complexos, o modelo gratuito não deixa a desejar.

Você pode utilizar o Trello individualmente ou para trabalhos em equipe. A interface é simples e intuitiva, o que facilita sua utilização. Diversas funções estão disponíveis na ferramenta, como a criação de boards (quadros com listas e informações) e cards (cartões com tópicos específicos), por exemplo.

O acesso à ferramenta é fácil, pois ela está disponível para iOS, Androind, app de Windows 8 e Kindle Fire e na Web.

Asana

O Asana possibilita o trabalho em equipes de até 15 pessoas na versão gratuita. O objetivo é possibilitar o trabalho em conjunto, pois a ferramenta permite a criação de listas de tarefas compartilhadas, uma espécie de quadro com os projetos, tarefas e participantes que fazem parte de cada projeto. Dessa forma, todos ficam informados sobre o andamento.

O Asana, disponível em inglês, pode ser utilizado online, tanto no computador quanto em mobile – Android ou iOS. No entanto, não é possível usá-la offline. A interface da ferramenta é dividida em três partes. São três listas de tarefas, que permitem a organização dos projetos em categorias, divindo-os em “hoje”, “o que está por vir” e “sem data definida”.

Clarizen

Disponível desde 2007, o Clarizen é completo e possui diversos recursos que auxiliam os usuários a fazerem a gestão de projetos. Com ele, é possível desempenhar ações diferentes, como organização de orçamentos, controle de despesas e planejamento de tarefas.

O Clarizen funciona com outras ferramentas populares: SalesForce, Microsoft Outlook, Jira, Google Apps, Excel. Pode ser utilizado por iOS, Android, Mac, Windows e na Web.

No entanto, a ferramenta pode ser utilizada gratuitamente apenas no primeiro mês. O Clarizen está disponível em três versões diferentes: profissional, empresarial e ilimitada. Dependendo da versão, os preços variam entre 30 e 60 dólares mensais.

DeskAway

A ferramenta é disponível online e oferece serviços de gerenciamento. A partir da criação de um cadastro, o usuário ganha um domínio, que pode ser o nome da empresa. Com isso, é possível fazer login e, assim, todas as pessoas que fazem parte de um projeto podem acessá-lo.

Com o DesAway, os gestores podem inserir prazos para as tarefas e acrescentar características para cada uma. É possível administrar três projetos com cinco usuários com o cadastro. A ferramenta permite a utilização gratuita no primeiro mês.

OpenProj

O software, que é disponível para download, oferece diferentes recursos. É possível filtrar as buscas e fazer a interação entre dois projetos, por exemplo.

Outro serviço interessante é o fato de ser possível gerar gráficos de Gantt, que ilustram o cronograma de um projeto por meio de barras. Dessa forma, o usuário tem acesso às datas e tarefas a serem desenvolvidas. Por isso, a ferramenta pode ser utilizada para conhecer a situação atual de cada projeto.

Rotina de atualização

Cada uma das ferramentas listadas acima tem suas vantagens e desvantagens. Uns são mais simples, outros oferecem mais recursos. A escolha vai depender da complexidade do projeto em desenvolvimento.

Mas há um aspecto que todas têm em comum: o cuidado permanente com a atualização das informações. Mesmo que os softwares facilitem o trabalho se comparados com planilhas no Excel ou no papel, isso não significa que a tarefa de atualizá-las não existe.

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