Escritório virtual: como melhorar a produtividade com o home office

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Quando se fala em escritório virtual, é comum ouvir questionamentos a respeito da produtividade: afinal, é possível manter o mesmo nível de comprometimento e engajamento longe da sede da empresa, sem um chefe do lado controlando?

Se você pensa que não, talvez seja melhor rever os seus conceitos. Neste artigo, vamos explicar as possíveis vantagens de incentivar o home office entre os funcionários, mostrando quando essa prática pode ser adotada com sucesso e quais os cuidados necessários para alcançar bons resultados.

Home office pode aumentar a produtividade

De acordo com um experimento realizado por uma agência de turismo chinesa e divulgado em 2014 por pesquisadores da Universidade de Stanford, adotar o home office pode significar ganho de produtividade para os funcionários. Sim, você não leu errado: no caso específico dos operadores de call center da empresa chinesa – que, no total, conta com mais de 16 mil funcionários –, trabalhar em casa significou resultados melhores do que os obtidos presencialmente na empresa.

escritório virtual
Incentivar o home office entre os funcionários é opção para quem carece de espaço físico e trabalha em rede. Foto: iStock, Getty Images

Após nove meses de experimento, os pesquisadores descobriram que os funcionários que trabalharam em casa obtiveram um aumento de 13% na produtividade: 9% devido aos intervalos reduzidos (menos pausas diárias e menos faltas ao trabalho) e 4% em razão do maior número de ligações por minuto (o que foi atribuído ao ambiente mais silencioso e com menos distração).

Mas a vantagem não fica apenas no ganho de produtividade. “Para o trabalhador, a grande vantagem de trabalhar em casa está relacionada a dois fatores principais. Em primeiro lugar, a rotina se torna mais flexível; em segundo, não há desperdício de tempo como transporte”, afirma Gretchen Spreitzer, professora de Administração de Empresas da Universidade de Michigan e estudiosa da área.

Adotar o escritório virtual requer cuidados

Diante disso, talvez você chegue à conclusão de que estimular o home office, ou escritório virtual, entre os seus funcionários seja uma boa ideia. Talvez sim, mas é preciso ter atenção a alguns aspectos antes de assumir essa postura.

O sucesso da experiência longe da sede física da empresa vai depender de muitos fatores. A cultura organizacional, o perfil dos colaboradores e o nicho da empresa são apenas alguns dos critérios que pesam para essa decisão ser ou não recomendada.

Para Gretchen, é fundamental que o empresário crie métodos para monitorar e controlar o trabalho à distância. “É essencial ter expectativas claras e métodos objetivos para monitorar o desempenho. Se o colaborador entende o que caracteriza um bom desempenho e você consegue medir esse parâmetro, então será possível controlar a produtividade e o comportamento dos funcionários avaliando se eles estão cumprindo as metas”, orienta a professora.

É necessário, ainda, lidar com as possíveis desvantagens de optar pelo escritório virtual. “O principal desafio para o colaborador está relacionado à possibilidade de se sentir sozinho e isolado trabalhando em casa. Além disso, ele pode se tornar menos visível, o que talvez diminua suas chances de crescimento profissional”, alerta Gretchen.

Escritório virtual coletivo é alternativa

Para contornar essa última dificuldade, uma alternativa são os chamados escritórios virtuais coletivos, conhecidos como espaços de coworking, nos quais funcionários de diferentes empresas e funções reúnem-se para trabalhar em conjunto, mas com propósitos específicos – o que interessa, nesse caso, é a convivência profissional.

Em um estudo publicado na Harvard Business Review, Gretchen Spreitzer identificou as razões pelas quais foi percebido um acréscimo no rendimento dos colaboradores que optam pelo escritório virtual compartilhado, em vez do home office. São três motivos principais: o trabalho ganha um senso de importância, há mais controle sobre os processos e os funcionários têm a sensação de pertencer a uma comunidade.

A professora é uma entusiasta do escritório virtual compartilhado. “Há mais de 4 mil espaços de coworking em todo o mundo. Mesmo que as pessoas trabalhem remotamente, elas ainda querem pertencer a um grupo”, incentiva ela.

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