Gestão de estoque: como encontrar o equilíbrio perfeito

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Gerir o estoque de produtos em uma empresa é uma eterna busca pelo equilíbrio. A quantidade de unidades armazenadas não pode ser demais, caso contrário o custo operacional para mantê-las e capital de giro serão maiores; mas também é necessário garantir que a demanda dos clientes seja atendida com agilidade, garantindo a sua satisfação.

Mantendo um bom controle de estoque

Para Ariovaldo Silva, mestre em Ciências Contábeis e CEO da Alpha Premium Consultoria e Treinamentos, é fundamental manter um bom controle sobre todos os aspectos da gestão do estoque. “O ponto de equilíbrio com alto nível de serviço e com menores volumes de estoques e consequente menor capital imobilizado, somente será obtido mediante a combinação da boa gestão sobre os quatro Ps com controles, análises, auditorias e programas de melhoria contínua”, opina.

estoque
O básico é ter o controle de cada item em uma lista ou, se for em grande número, em uma planilha do Excel. Foto: iStock, Getty Images

Confira abaixo quais são os quatro Ps citados por Silva:

Pessoas – Buscar os profissionais certos, executores e líderes, para trabalhar na gestão e manutenção do estoque.

Processos – Mapear os principais processos que determinam os estoques, cuja eficácia deve ser comprovada através da medição de indicadores de desempenho e da adoção de programas de melhoria contínua.

Procedimentos – Implementar e auditar procedimentos para assegurar que as pessoas executem os processos eficazmente.

Processamentos –  Assegurar que as movimentações físicas e virtuais ocorram de forma precisa. Isso implica em registrar todas as transações nos sistema no momento em que elas ocorrerem fisicamente.

Como controlar o estoque

Se a sua empresa é pequena é não há condições de contar com uma equipe destinada exclusivamente à gestão de estoque ou com um profissional para desenhar todo o processo,  isso significa que ficará com você a tarefa. É claro que os detalhes de todo o processo dependerão do tipo de produto com o qual você trabalha, mas algumas dicas são universais. Confira, abaixo, algumas ideias.

Lista de produtos

O básico, em todos os casos, é ter o registro de cada item. Você pode fazer isso em uma planilha do Excel, mas o mais recomendável, especialmente se o estoque é numeroso, é adquirir um software específico para esse fim. No inventário, crie categorias e subcategorias para facilitar a organização.

Identificação

Se cada produto tiver um código próprio, mesmo que seja exatamente igual a outros, isso facilita bastante. Você pode criar um padrão para esse código, contendo um sufixo que identifique a sua categoria.

Movimentação

Cada vez que qualquer produto for movimentado, seja chegando ou saindo do estoque, essa movimentação deve ser registrada. Isso é fundamental para evitar perdas e erros de apuração e facilitar estimativas futuras. Crie, portanto, um procedimento padrão as movimentações.

Controlar os níveis

De porte das informações precisas a respeito da demanda e quantidade de itens estocados, você vai estabelecer uma rotina de reposição e atualização, visando atender com agilidade o cliente, sem exagerar na quantidade de produtos.

Inventário

Você pode designar aos funcionários a responsabilidade de fazer inventários rotativos em cada setor do estoque, com o objetivo de alimentar um relatório geral. O objetivo desse procedimento é conferir se os números batem e não houve quebra na contagem.

Comentários

  1. JoaoCarlos dice:

    Nunca é uma tarefa fácil, por isso, obrigado pelas dicas!