Protocolo de recepção de documentos: descubra como organizar os processos

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Perder tempo procurando documentos prejudica a produtividade da sua empresa e pode passar uma má impressão – de amadorismo e falta de organização – ao cliente ou investidor. A situação se agrava quando os arquivos foram perdidos ou extraviados. É nessas horas que você sente falta de um protocolo de recepção de documentos para organizar a papelada.

Com a função de controlar a movimentação (entrada e saída) de documentos, o protocolo estabelece um padrão para catalogar, arquivar e encaminhar todos os arquivos sob responsabilidade da empresa. Nesse artigo, você vai descobrir como economizar tempo ao organizar os processos, garantindo que nenhum documento seja extraviado.

protocolo de recepcao de documentos
Além de facilitar a organização da empresa, o protocolo para os documentos pode evitar o extravio. Foto: iStock, Getty Images

Como criar um protocolo de recepção de documentos

Em primeiro lugar, é preciso entender que, com uma estrutura enxuta, todos os colaboradores devem conhecer o protocolo de recepção de documentos, já que, às vezes, não é possível designar uma pessoa para a função em turno integral.

O protocolo de recepção de documentos pode incluir os seguintes processos:

– Separar as correspondências e documentos de conhecimento comum daquelas com caráter sigiloso, encaminhado as confidenciais aos seus respectivos destinatários

– Conhecer o conteúdo das correspondências de conhecimento comum e requisitar documentos antecedentes, se existirem

– Classificar o documento de acordo com o método específico da empresa, carimbando-o

– Elaborar um resumo do documento

– Preparar a ficha de protocolo, preferencialmente em duas vias, e anexar a segunda via da ficha ao documento

– Arquivar as fichas de protocolo.

As fichas de protocolo costumam seguir o seguinte padrão, dependendo do método estabelecido pela empresa:

(nome da empresa), inscrita sob o nº (informar), com sede na (rua), nº (informar) – (bairro), , na cidade de (município) – (estado), declara ter recebido de (nome), inscrito(a) sob o nº (informar), nesta data, os seguintes documentos:

– (primeiro documento);

– (segundo documento);

– (terceiro documento).

(localidade), (dia) de (mês) de (ano).

(assinatura)

(nome do responsável)

(cargo)

Se você tem dúvidas a respeito do modelo, pode ser interessante consultar um advogado ou contador especializado no assunto. A dica vale principalmente para quem almeja utilizar o protocolo também com fins judiciais.

Vale a pena citar, ainda, os programas e softwares destinados exclusivamente à organização dos documentos. Com o protocolo automatizado, é possível agilizar ainda mais a rotina da empresa. Se você acha a ideia interessante, vale a pena pesquisar as opções do mercado – há, inclusive, alternativas de softwares gratuitos e de código aberto.

Por que criar um protocolo de recepção de documentos

Entre as vantagens de adotar um protocolo para a recepção de documentos na sua empresa, pode-se citar:

Melhora na organização

Ao saber que os documentos estão devidamente arquivados e a uma simples consulta de distância, você permite que o seu cérebro concentre-se naquilo que realmente importa para a sua empresa.

Uma preocupação a menos em meio aos problemas do dia a dia. Mas não é só isso – manter o processo organizados tende a criar uma política de responsabilidade internamente.

Profissionalismo

Só quem já deixou um cliente esperando na linha ou ficou constrangido perante um investidor sabe explicar o quão prejudicial para a imagem de gestor pode ser o extravio de um documento ou a dificuldade em encontrá-lo.

Economia de tempo

Quando os documentos estão devidamente organizados e protocolados, a rotina é agilizada e ninguém perde tempo procurando os arquivos. Depois de implantar os processos, é possível esperar uma melhora na produtividade, principalmente daqueles que lidam diariamente com os arquivos ou dependem deles.

Garantia jurídica

Por fim, vale lembrar que um protocolo bem estruturado – com carimbos, assinaturas e registros válidos legalmente – pode servir como prova jurídica em caso de necessidade. Mais um motivo para investir nessa área. Ou você prefere abrir mão dessa garantia?

Se você tem alguma dúvida ou sugestão sobre o assunto, deixe um comentário abaixo e contribua com a troca de ideias. Não esqueça de compartilhar esse artigo com seus amigos nas redes sociais.

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