Administração de estoques simplificada: confira 5 dicas para maior eficiência

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Desafio para pequenos e médios empresários, uma boa administração de estoques está relacionada a diversos fatores. Por isso, gerir um estoque pode ser mais difícil do que parece. Para Paul Trudgian, especialista em controle de estoques, a tentação de acumular o maior estoque possível apenas por precaução é o erro mais comum entre os pequenos empresários.

Outra falha recorrente é comprar produtos em grandes quantidade para conseguir descontos. “Em última análise, essas duas estratégias geralmente levam a um excesso de estoque, obsolescência e dinheiro desperdiçado”, explica.

A falta de planejamento e de controle implica, normalmente, em três erros básicos:

– Comprar muito estoque por falta de previsão da demanda

– Não gerenciar o portfólio de produtos

– Não reagir ao ciclo de vida dos produtos

administracao de estoques
Negociar com os fornecedores para diminuir prazos e volume de compras é uma das estratégias para gerir o estoque. Foto: iStock, Getty Images

5 dicas para uma melhor administração de estoques

Para que você não cometa esses erros na administração de estoques, selecionamos cinco dicas valiosas:

  1. Crie uma política rigorosa de estoque

O primeiro passo é determinar o nível de estoque ideal para cada produto que a empresa vende. “Essa política deve ser conduzida a partir da demanda histórica, da demanda prevista, dos prazos de entrega, dos contratos firmados e das metas da empresa”, orienta Trudgian.

  1. Aposte nas planilhas

“Para uma pequena empresa, eu recomendaria a criação de planilhas estatísticas para fazer os cálculos relevantes. Isso evita despesas desnecessárias em software”, recomenda Paul Trudgian. As planilhas devem conter todos os dados relevantes relacionados à entrada e saída dos produtos, com um acompanhamento histórico.

  1. Diversifique o investimento

A ideia de investir igualmente em todos os produtos pode ser perigosa. “É melhor sempre ter estoque para os produtos de alta rentabilidade do que, ocasionalmente, ficar sem estoque para produtos cuja taxa de lucratividade é menor”, explica o especialista.

  1. Cuidado com os descontos

Comprar em grandes quantidades de olho no desconto é uma estratégia aceitável apenas se for sustentável. O desconto compensa os custos com armazenamento adicional, manipulação, seguros e possível obsolescência?

  1. Negocie com fornecedores

“Tente sempre negociar o menor volume de compra e o menor tempo entrega com os seus fornecedores”, orienta Trudgian. Ficar o menor tempo possível com o estoque significa ganhar o máximo de dinheiro.

Softwares de gerenciamento são alternativa

Para dar conta de tantas variáveis na administração de estoques, há uma série de softwares à disposição do pequeno e médio empresário. Para Joannes Vermorel, fundador da empresa Lokad, ignorar esses recursos no início da operação da empresa é uma grande falha. “O erro mais comum é não investir em um software de controle de estoque desde cedo. Soluções como Unleashed, Tradegecko e SkuVault têm um custo baixo e uma resposta excelente”, aponta ele.

Para quem tem dificuldades com o inglês (idioma no qual todos esses softwares são programados), Vermorel não faz restrições. “Na prática, você não precisa ser fluente em inglês para usar um software. Muitas vezes, vemos pequenas empresas lutando com sistemas precários só porque o provedor do programa é local. É importante lembrar que software é um mercado global”.

Mas, entre os especialistas, não existe consenso a respeito da necessidade de pagar por um software. Para Trudgian, o Microsoft Excel é um programa muito poderoso e acessível, que pode ser implantando para solucionar a administração de estoques de uma empresa de médio porte com bastante efetividade.

Como se vê, a decisão vai depender muito do nicho no qual você atua, da relação com os fornecedores, do ciclo de seus produtos e do volume de vendas. Uma dica valiosa é buscar inspiração na concorrência, ou seja, descobrir como se dá a administração de estoques entre aqueles que já estão consolidados no mercado pode ser a solução.

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