Plano de ação 5W2H: como melhorar a produtividade da empresa

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A busca pela produtividade é uma obsessão de pequenos e médios empresários. Seja para reduzir custos ou melhorar a lucratividade, a gestão qualificada garante a sustentabilidade financeira das empresas. Nessa hora crucial, o plano de ação 5W2H pode ser um poderoso aliado.

Mais do que uma ferramenta de gestão, o plano de ação 5W2H funciona como um checklist para garantir a resolução de questões fundamentais ao desempenho da empresa. O resultado de sua aplicação pode ser observado no acréscimo nos índices de produtividade. Confira, a seguir, como implementar o recurso na sua empresa.

Plano de ação 5W2H melhora a produtividade

A sigla curiosa pode dar a entender que o 5W2H consiste em uma ferramenta complexa, mas não é bem assim. Na realidade, o termo se refere às iniciais em inglês de sete diretrizes básicas que devem ser pré-estabelecidas para garantir a execução de uma tarefa. São elas:

5W

1. What

O que deve ser realizado? Em termos claros e específicos.

2. Why

Por que isso deve acontecer? Qual a importância e no que resultará?

3. Where

Onde? Em que local? Online ou offline?

4. When

Quando? Em que data? Por quanto tempo?

5. Who

Por quem? Quais pessoas são responsáveis e estão envolvidas?

2H

1. How

Como a tarefa será realizada? Seguindo qual metodologia? Com que processos?

2. How much

Quanto vai custar? Qual o orçamento previsto para o projeto?

Como se vê, a principal virtude do plano de ação 5W2H é solucionar quaisquer dúvidas que possam existir a respeito de uma tarefa. Essa transparência permite que todas as pessoas envolvidas entendam o processo sob um ponto de vista geral, o que facilita a percepção do grupo e garante um controle amplo e descentralizado sobre o andamento da atividade.

Imagine, por exemplo, a situação de uma empresa que precisa executar uma ação relevante e multidisciplinar, mas trabalha de forma individualizada e segmentada. Eu não sei o que você faz e você também ignora a minha função. Embora a minha tarefa dependa da sua, não há transparência na execução dos processos. Nesse caso, fica difícil monitorar a atividade e permitir que a equipe trabalhe em conjunto para alcançar os resultados.

o que é o plano de ação 5W2H
Principal benefício do plano de ação 5W2H está no controle descentralizado sobre as tarefas. Foto: iStock, Getty Images

Como implementar o plano de ação 5W2H

A rigor, o plano de ação 5W2H pode ser implementado em qualquer tarefa da sua empresa, e também na sua vida pessoal. Isso porque ele não é específico e trata os projetos sob um ponto de vista amplo e generalista.

Entre as tarefas nas quais o plano de ação pode fazer diferença na sua empresa, é possível citar:

– Planejamento para aumentar a lucratividade

– Planejamento para crescer e conquistar mais clientes

– Recrutamento de talentos

– Realização de um serviço específico para o cliente

Por fim, vale lembrar que o plano de ação 5W2H não é a única alternativa para quem pretende melhorar a gestão da empresa e a produtividade dos funcionários. A dica é colocá-lo em operação de forma gradativa e avaliar os resultados antes de aplicá-lo em todas as subdivisões da companhia.

Isso porque, dependendo da cultura organizacional e do perfil dos seus funcionários, talvez o plano de ação não seja bem aceito e não traga os resultados almejados. Com a prudência de uma implementação gradual, você evita o impacto generalizado, com base nos testes realizados com uma equipe ou setor.

Se você tem alguma dúvida ou sugestão sobre o assunto, deixe um comentário abaixo e contribua com a troca de ideias. Não esqueça de compartilhar esse artigo com seus seguidores nas redes sociais.

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