Veja 5 dicas para otimizar sua reunião de trabalho

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A reunião de trabalho costuma ser um momento importante para a empresa. Nela, são tomadas decisões que influenciam diretamente todos os processos do negócio. Mas nem sempre ela é conduzida e pensada da maneira correta e, ao invés de avanços, apenas perde-se tempo.

Algumas vezes, esses encontros podem se tornar cansativos e pouco produtivos. Otimização do tempo é importante e sair da reunião com as decisões encaminhadas deve ser a prioridade. Afinal, você sabe a maneira correta de conduzir uma reunião de trabalho?

reuniao de trabalho
Busca por resultados através de otimização do tempo deve nortear reunião de trabalho. Foto: iStock, Getty Images

5 dicas para melhorar a reunião de trabalho

Se você pretende melhorar os resultados e otimizar o tempo da reunião de trabalho, veja abaixo cinco dicas que podem ajudar.

Comece e termine no tempo estipulado

Independentemente das pessoas que estejam na reunião de trabalho (fornecedores, executivos, membros do departamento financeiro), todas elas têm seus compromissos e seus horários a serem destinados para outras tarefas diárias. Portanto, prazos são fundamentais e atrasos não devem ser tolerados. Marque o horário para começar e deixe claro o tempo de duração. Tenha consideração pelos outros e não estenda a reunião, porque isso também torna o encontro cansativo.

Encoraje as participações

A reunião de trabalho pode se tornar entediante se apenas uma pessoa falar. Em artigo publicado na Entrepreneur, o autor do livro A Layman’s Guide to managing fear using psychology, christianity and non resistant methods, Stan Popovich, explica que você não deve deixar poucas pessoas tomarem conta da reunião. Ao invés disso, você deve criar uma atmosfera amigável, na qual todos se sintam confortáveis para expressar suas opiniões.

Leve alimentos para a reunião

Embora essa não seja uma dica usual quando se fala em reunião de trabalho, é algo simples de executar e que pode cativar os outros componentes do encontro. Em artigo publicado na Inc., o consultor digital John Boitnott sugere que, ao invés de manter sua reunião-padrão pela manhã, você leve os funcionários para um almoço especial, no qual os convidados comem antes de iniciar as atividades. Até mesmo petiscos e aperitivos podem funcionar, em reuniões longas – mas isso não deve tirar o foco do encontro.

Deixe claro seu objetivo

Toda reunião de trabalho deve ter um ponto específico para ser discutido. Em artigo publicado na Forbes, o professor de comunicação gerencial do MIT Sloan School of Management, Neal Hartman, afirma que, antes de enviar o convite para o encontro, você deve se perguntar o que procura realizar. De acordo com o especialista, reuniões com propostas vagas dificilmente têm bom uso do tempo.

Pense em interatividade

Reuniões de trabalho com apenas uma pessoa falando, em uma sala cheia de gente, podem ser entediantes. Para chamar a atenção dos membros da reunião, você pode pensar em realizá-la de maneira interativa. Convide os funcionários para brainstorms e de outros processos de planejamento. Outra boa dica é gamificar, dando aos funcionários bons motivos para prestar atenção e ao mesmo tempo estimulando um ambiente de competição saudável.

Se você tem alguma dúvida ou sugestão sobre o assunto, deixe um comentário abaixo e contribua com a troca de ideias. Não esqueça de compartilhar esse artigo com seus amigos nas redes sociais.

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