Descubre cómo solucionar problemas financieros con una simple planilla

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La planilla financiera aún es una herramienta popular entre los empresarios. La simplicidad y la efectividad explican el éxito: del trabajador autónomo al gran empresario, no hay restricciones para quienes desea organizar la vida financiera y el flujo del negocio.

Las ventajas de la planilla en relación a otras herramientas

Sistemas profesionales de gestión pueden ser la solución para empresas que tratan con un gran volumen de datos, tienen muchos clientes u operan en diferentes mercados. En la mayor parte de los casos, sin embargo, la planilla compensa el costo beneficio. Entre las ventajas de esta herramienta en relación con aplicativos más complejos, se puede apuntar:

Control total

En general, los sistemas de gestión tienen sus fórmulas cerradas y protegidas, cabiendo al empresario sólo manipular los datos. En las planillas, acontece lo contrario: posees el control absoluto sobre las fórmulas, medios de interacción y modo de funcionamiento.

Ningún costo

Es difícil garantizar un costo beneficio mejor que el ofrecido por las planillas: gratuitas y perfectamente manipulables, ellas permiten una implementación inmediata a costo cero – nada de servidores, consultoría o curso de aprendizaje.

Integración facilitada

Cada sistema es programado en un lenguaje específico, y la mayoría no se preocupa con la comunicación externa o con otros programas y aplicativos. Por aceptar cualquier tipo de archivo.csv, las planillas consiguen trabajar con prácticamente todos los tipos de sistema.

Lenguaje universal

Creado por Microsoft hace más de 30 años, el Excel está establecido en el mercado y tiene su uso difundido en el medio empresarial. El funcionamiento es básico, pero también admite fórmulas complejas. La flexibilidad y facilidad están entre las razones del éxito: difícilmente alguien que manipule datos no sabrá operar una planilla digital. Y fórmulas semejantes pueden ser adoptadas en planillas electrónicas, como las del Google.

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Simple y efectiva, las planillas están entre las herramientas de gestión más antiguas. Foto: iStock, Getty Images

Cómo usar la planilla a favor de tu empresa

Hay varias maneras de utilizar las planillas para mejorar el flujo de trabajo, controlar los resultados y la dinámica de la empresa. Se incluyen, entre las principales aplicaciones:

Organizar datos

Es la forma más simple de utilizar una planilla: organizar datos de diferentes orígenes para compararlos o simplemente reunirlos en un mismo lugar. Las planillas permiten que reúnas informaciones y las manipule fácilmente.

Montar gráficos

Gráficos son instrumentos fundamentales para explicar el éxito o el fracaso de un proyecto. Muy comunes en presentaciones, ellos son originados por planillas bien construidas.

Identificar tendencias

Al crear gráficos y comparar diferentes atributos, es posible percibir los rumbos del negocio, identificando estacionalmente, caída en la demanda, baja productividad, etc.

Pautar reuniones

Analizando los resultados organizados y obtenidos con la planilla, es posible basar y pautar reuniones de la empresa, direccionando el foco para lo que realmente interesa – según los números.

Tomar decisiones

Basar las decisiones en resultados de las planillas es una rutina en la vida de los empresarios. Al pensar sobre los rumbos del negocio, un nuevo contrato o el desempeño en el último año fiscal, las planillas sirven como soporte.

Flujo de caja

Montar el flujo de caja – organizando valores recibidos y a pagar – es una de las funcionalidades más básicas y eficientes de las planillas para los pequeños empresarios. Es simple, gratuito y ayuda en la gestión financiera.

Los errores más comunes

El principal riesgo al adoptar la planilla como instrumento básico de organización es la vulnerabilidad a fallos, ya que los datos son constantemente actualizados y la utilización acostumbra ser descentralizada entre los empleados.

En general, pocas personas en la empresa son capaces de construir modelos complejos con fórmulas interconectadas. Así, es más difícil entender cuando los resultados están más allá de lo esperado. Entre los errores más comunes, se puede decir:

– Dividir valores por cero

– Colocar valores inadecuados en las funciones

Errar en la digitación del nombre de las funciones

– Errar la forma de nombramiento de los intervalos de una fórmula

– Insertar textos cuando la fórmula exige números.

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