5 consejos para optimizar tu reunión de trabajo

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La reunión de trabajo es un momento importante para la empresa, pues se toman decisiones que influyen directamente en todos los procesos del negocio. Pero no siempre se conduce ni se planea de manera correcta y, en vez de avances, sólo se pierde tiempo.

Algunas veces, estos encuentros pueden ser agotadores y poco productivos. Optimizar tiempo es importante y salir de la reunión con las decisiones acertadas debe ser una prioridad. Finalmente, ¿Sabes la manera correcta de conducir una reunión de trabajo?

reunion de trabajo
Buscar resultados a través de la optimización del tiempo debe guiar la reunión de trabajo. Foto: iStock, Getty Images

Cinco consejos para mejorar la reunión de trabajo

Si pretendes mejorar los resultados y optimizar el tiempo de la reunión de trabajo, conoce cinco consejos que pueden ayudarte.

Comenzar y terminar en el tiempo estipulado

Independientemente de las personas que estén en la reunión de trabajo (proveedores, ejecutivos, miembros del departamento financiero), todas tienen compromisos y horarios para desarrollar otras tareas diarias. Por lo tanto, los plazos son fundamentales, y los retrasos no deben ser tolerados. Establece el horario para comenzar y deja claro el tiempo de duración. No extiendas la reunión, porque esto también hace el encuentro extenuante.

Estimular a participar

La reunión de trabajo puede ser aburrida si sólo habla una persona. En el artículo publicado en Entrepreneur, el autor del libro A Layman’s Guide to managing fear using psychology, christianity and non resistant methods (Guía de un laico para manejar el miedo usando la sicología, el cristianismo y métodos de no resistencia), Stan Popovich, explica que no debes dejar que pocas personas participen en la reunión. En vez de esto, debes crear una atmósfera amigable, en la cual todos se sientan bien para expresar sus opiniones.

Llevar alimentos a la reunión

Aunque no es un consejo usual cuando se habla de una reunión de trabajo, es algo simple de ejecutar y que puede cautivar otros componentes del encuentro. En el artículo publicado en Inc., el consultor digital John Boitnott, sugiere que, en vez de mantener el modelo de reuniones por la mañana, lleva a los trabajadores a un almuerzo especial, en el cual los invitados coman antes de iniciar las actividades. Incluso los aperitivos pueden funcionar en reuniones largas pero esto no debe alejar del propósito del encuentro.

Dejar claro el objetivo

Toda reunión de trabajo debe tener un punto específico para discutir. En el artículo publicado en Forbes, el profesor de comunicación gerencial de MIT Sloan School of Management, Neal Hartman, afirma que, antes de enviar la invitación para el encuentro, debes saber lo que buscas realizar. De acuerdo con el especialista, las reuniones con propuestas imprecisas difícilmente tienen un buen uso del tiempo.

Pensar en interactividad

Las reuniones de trabajo en las que sólo habla una persona en una sala llena de gente pueden ser aburridas. Para llamar la atención de los miembros de la reunión puedes realizarla de manera interactiva. Invita a los trabajadores a una lluvia de ideas y otros procesos de planificación. Otro buen consejo es la gamificación, un método en el que se le da a los trabajadores motivos para prestar atención y a la vez se estimula un ambiente de competencia saludable.

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