Cómo organizar el reembolso de los gastos de viaje de los empleados

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Ya sea para hacer una visita a un cliente o para participar de algún evento, los viajes de trabajo son comunes en empresas de diversos sectores. Controlar los gastos de viaje de los colaboradores que representan la empresa es una tarea de organización financiera que exige la atención del gestor.

La legislación dice que el dueño de la empresa debe responder por los gastos del empleado durante el desplazamiento, como pasajes, combustible, alimentación y hospedaje. Esto puede ser reembolsable, o sea, el empleado puede recibir un adelanto y después del viaje deberá rendir cuentas sobre los gastos por medio de facturas y recibos.

Otra manera de cubrir gastos de viaje es el sistema de diarios. Este valor es previamente informado y se paga al trabajador para que él no necesite prestar dinero a la empresa y organice sus gastos dentro de una cuota pactada. Los diarios deben ser programados con un valor que sea suficiente para cubrir todos los costos del trabajador.

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Planear los gastos de viajes de los colaboradores contribuye a tener una mejor organización financiera del negocio. Foto: iStock, Getty Images

Previendo los gastos de viaje

Planear los gastos de viaje es importante para no tener sorpresas desagradables al cerrar la caja mensual de la empresa.

Para las organizaciones que trabajan con el reembolso, conversar con el colaborador que viajará y prever cuáles serán los gastos generales durante ese tiempo por fuera es una buena alternativa para anticipar los gastos futuros.

Además, una planificación e investigación de precios también contribuye a optimizar la inversión. O sea, compra pasajes con anticipación (presta atención a las promociones), investiga hoteles con precios accesibles y cercanos al destino en el que el colaborador necesitará estar, para reducir costos en transporte.

Definir el valor promedio para la alimentación también ayuda a organizar los gastos de viaje. Pero recuerda investigar los costos de alimentación en la región previamente y asegurar que el trabajador no tendrá problemas para alimentarse.

Modelo de planilla de gastos

Para controlar los gastos de viaje de tu empresa de manera fácil y organizada, preparamos abajo un modelo de planilla que puedes seguir. Otra manera de organizarse es usando aplicativos para smartphone y tablet (por ejemplo, Reembolso Fácil Free).

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