5 consejos para tener reuniones virtuales productivas

Dejar un comentario

“¿Me escuchas ahora?” esta pregunta, recurrente en las reuniones virtuales, es un ejemplo de uno de los problemas más comunes de este tipo de encuentros. Las dificultades en la comunicación tienden a empeorar a medida que más personas se reúnen frente al computador: las salas llenas se combinan con la falta de atención y la dificultad para concentrarse.

Pero una reunión virtual no necesita ser dispersa. “Si las organizaciones implementan un buen nivel de disciplina y tienen la estructura necesaria, recurrir a las reuniones virtuales aumentará la productividad”, confirma Bryan Field, co-fundador de la MeetingsResult, una empresa americana que suministra software de gestión de reuniones.

reuniones virtuales
Enfoque y organización son algunas de las premisas para tener reuniones virtuales eficientes. Foto: iStock, Getty Images

Las reuniones virtuales ahorran tiempo y dinero

Más que una reunión formal y periódica entre los integrantes de un equipo, estos encuentros son una herramienta importante para transmitir directrices, encontrar soluciones y comunicar cambios.

Es lo que explica Richard M. Lent, autor del libro Leading Great Meetings: How to Structure Yours for Success: “Las reuniones son la solución para que los líderes alcancen el éxito trabajando en conjunto con su equipo”.

Tanto las reuniones virtuales como las presenciales cumplen la misma función, pero hay diferencias que merecen tu atención. “Las reuniones virtuales ahorran tiempo y dinero a las empresas, además ofrecen flexibilidad a los empleados, como el trabajo remoto”, ejemplifica Field.

Las desventajas están relacionadas con la estructura tecnológica y de conexión, que necesitan ser sólidas y compatibles con las necesidades de los interlocutores. Finalmente, es imposible negar el valor de una negociación directa y de una conversación presencial, cara a cara, en el mundo corporativo.

Cómo aumentar la productividad

A continuación, hicimos una lista con algunos consejos para que tengas reuniones virtuales más eficientes. Entérate:

1. Organización en primer lugar

La regla es la misma para las reuniones presenciales: organiza todo antes del encuentro. “Las reuniones virtuales deben planearse con objetivos claros y realizarse con un método, siguiendo un checklist específico”, recomienda Field.

2. Atención al reloj

Ambos especialistas advierten que una reunión virtual debe durar máximo una hora. Así, es más fácil mantener a los participantes concentrados, pues existe una gran posibilidad de distracción cuando los encuentros por internet se prolongan.

3. Conexiones individuales

Lent explica que las conexiones individuales facilitan la comunicación y permiten que todos contribuyan a la discusión. “Lo ideal es que todos los participantes estén conectados remotamente,cada uno en un computador, sin la participación de un grupo de personas desde el mismo equipo”, afirma.

4. Objetividad

Ten en cuenta el enfoque de la reunión y recuérdalo cuando sea necesario. Haz todo lo posible para encontrar conclusiones entre las charlas con un resumen de lo que se ha desarrollado hasta el momento. Mientras más objetivo seas, mayor es la posibilidad de avanzar en el tema.

5. Atención a la tecnología

“Debes estar seguro de que los participantes de la reunión tengan los equipos correctos y estén en un lugar con el mínimo de distracción posible”, explica Field. “Nada distrae más una reunión virtual que los ruidos externos y la incapacidad de oír lo que el otro dice.”

Entre las plataformas más populares, es posible citar Skype, join.me y Google Hangouts. El consejo es probar cada una de estas y encontrar la mejor opción para tu necesidad por medio de la prueba y el error.

Si tienes alguna duda, sugerencia o consejo sobre este tema, comenta a continuación. Aprovecha para compartir este contenido con tus amigos, compañeros y colaboradores, a través de las redes sociales.

 

¿Quieres conocer nuestros servicios para tu negocio?

Ingresa para comentar