Medios digitales para la organización y difusión de eventos

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Para cualquier pequeña y mediana empresa es importante realizar periódicamente eventos  en los que pueda relacionarse con sus actuales clientes o bien con algunos prospectos. La venta de sus productos o servicios, ofertas o  simplemente actividades para dar a conocer su empresa, son algunas de las razones por las cuales podría una Pyme interesarse en organizar un evento.

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Existen muchas herramientas tecnológicas hoy en día que permiten llevar a cabo cualquier tipo de evento, sin importar su tamaño o motivo. Algunas de estas herramientas para apoyar la organización y realización de un evento pueden ser:

Logística previa al evento:

  • Usar bases de datos diversas para mantener los datos de clientes activos y potenciales. Acá también cabe la posibilidad de implementar sistemas más sofisticados de control y manejo de clientes.
  • Usar programas para enviar a través de su propio listado de correos de contacto (mailing lists) tales como Mailchimp o Madmimi. Estos tienen servicios gratuitos limitados y luego pagados para mayor cobertura pero a precios muy accesibles.
  • Usar servicios para convocar y llevar un control de los invitados y sus confirmaciones y datos, incluyendo pago de alguna cuota si es el caso. Acá, servicios como Eventbrite son interesantes y apoyan mucho a llevar a cabo la organización del evento.

Durante el evento:

  • Se puede documentar el evento  utilizando servicios y redes para dar a conocerlo. Aquí juegan un papel importante las Redes Sociales como Instagram (para fotos) o Youtube (para videos). Esto permite no solo documentar la actividad sino tener un registro que puede generar interés a nuevos clientes que los consulten.
  • Usar otras redes sociales que permitan apoyar la convocatoria y diseminación del evento como Facebook, Twitter o Linkedin. La idea es atraer público interesado.
  • Usar hashtags para identificar el evento y que permita identificarlo es también importante. También, durante el evento se pueden utilizar herramientas como Zoomph para proyectar en vivo en pantallas o monitores los comentarios, dudas y diseminar fotos y videos del evento. Finalmente al identificar el evento de esta manera se puede interactuar con los participantes, incluso en remoto, a través de preguntas y respuestas que puede ser un formato muy interesante para generar interactividad en el evento.
  • Las transmisiones en vivo durante un evento también son muy útiles. Herramientas como Google Hangouts permiten a través de Youtube generar transmisiones en vivo cuyo enlace puede ser enviado por redes sociales para que aquellos, que no estén físicamente en el evento puedan verlo, y si tienen dudas o comentarios, utilizar el hashtag para hacerlo.
  • Está muy de moda también, el que los mismos participantes transmitan en vivo a través de sus dispositivos móviles una actividad. Herramientas tales como Meerkat o Periscope son apps que permiten esta facilidad.

Para después del evento tener en cuenta:

  • Es importante el documentar y resumir un evento y para ello herramientas como Storify permiten el reunir comentarios en redes sociales, fotos y videos que se pueden poner en un formato de storyboard para su consulta posterior. También el uso de blogs para hacer artículos o reseñas del evento es un medio muy efectivo para documentar la actividad.
  • Obtener estadísticas de impacto del evento es importante. Herramientas como Klout permiten ver el impacto de distintas redes sociales para la actividad y herramientas como Tweetbinder o Hastracking también permiten conocer el alcance e impacto que el evento ha tenido a través de un hashtag determinado.
  • Finalmente, el agradecer la participación y enviar información de resumen del evento es un detalle que no se puede pasar por alto. El utilizar nuevamente listados de correo es lo recomendable pero agregando los contactos de correo electrónico de los participantes recolectados y confirmados durante la actividad.

El uso de algunas de estas herramientas tecnológicas para apoyar un evento es realmente una poderosa estrategia para llevar a cabo el mercadeo de una empresa. Para las Pymes que cuentan con recursos limitados, esto permite, casi sin costo el tener una cobertura y alcance mucho mayor que utilizando medios tradicionales. Es por ellos, que cada vez mas empresas utilizan este formato.

Imagen @Bill Johnston, distribuida con licencia Creative Commons BY-SA 2.0

 

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