4 consejos para agilizar los procesos de tu empresa

Dejar un comentario

En toda empresa existe una serie de actividades que se ejecutan periódicamente, siempre de la misma forma y en el mismo orden, con el objetivo final de brindar un servicio o desarrollar un producto. Es así como Jurandir Peinado y Alexandre Reis Graeml definen los procesos organizacionales, en su libro Administración de la producción: operaciones industriales y de servicios (Editorial UnicenP).

El estudio de los procesos de trabajo, según los autores, persigue el objetivo de desarrollar técnicas y métodos que tornan las operaciones de una empresa más eficientes, eliminando cualquier elemento innecesario.

procesos
Optimizar procesos organizacionales puede ser la clave para impulsar tus negocios. Foto: iStock, Getty Images

 

Haz un ejercicio mental: piensa en cuántas actividades se llevan a cabo en tu empresa todos los días de cualquier manera. Ahora imagina cuánto tiempo podría ahorrarse si hubiese un patrón a seguir, para que esas actividades se realizaran siempre de manera más eficiente. Para ayudar a agilizar los procesos de tu empresa, presentamos, a continuación, algunos consejos.

1. Valoriza las características de tu empresa

Hay muchos gerentes que prefieren contratar una empresa de consultoría para repensar y rediseñar los procesos de su compañía. Esa puede ser una solución ideal en algunos casos, pero con reservas.

Desconfía de los gurús de la administración que abusan de los ejemplos de casos de éxito en su discurso y demuestran poco interés en los detalles de tu negocio. Ten en mente que cada empresa es única, y sus particularidades deben ser siempre respetadas.

Es de acuerdo con esas características peculiares que cada organización posee (o su diferencial, o su identidad, o su producto o su clientela fiel) que debe determinarse la fórmula que puede funcionar muy bien en un lugar – y no, en otro.

2. Invierte en software de gestión de procesos

Se puede ser fiel a las carpetas llenas de papeles y a las planillas de Excel y funcionar muy bien con ellas. Sin embargo, es necesario comprender que la tecnología torna los procesos organizacionales mucho más simples.

Hoy en día, existe software para todo: reclutamiento y selección, cálculo de flujo de caja, administración de gastos, control de inventario, gestión de productividad, relación con los proveedores, marketing directo, comunicación interna….

Estos programas también producen gráficos e informes con sólo algunos clics, haciendo más sencilla la comprensión de lo que va bien y de lo que va mal, sin que se empleen horas en los cálculos.

3. Los proveedores forman parte de los procesos

Tener una relación cercana y de confianza con los proveedores es fundamental por dos motivos. El primero es para nunca quedarse sin productos en el inventario, lo que puede frustrar a tu cliente. El segundo es para negociar plazos de pago que no comprometan el flujo de caja. Por tanto, nunca excluyas a los proveedores de la planificación de los procesos.

4. Rediseña el organigrama

El que conduce, quien tiene la última palabra, no siempre tiene el control de todo y el peso de todas las decisiones no tiene por qué recaer sólo sobre sus espaldas. Los nuevos procesos que se creen no serán tan eficientes si tu organigrama no está adaptado a ellos.

Toma un papel y diseña un gráfico con todos los sectores de la empresa, unidos de arriba hacia abajo, de acuerdo con la jerarquía. Luego rediseña, anexando o separando sectores, siempre pensando una disposición que proporcione mayor eficiencia.

Invierte en recursos humanos con experiencia en gestión de procesos y asigna uno en cada departamento estratégico de la empresa. Estos profesionales serán responsables de la mejora continua en los patrones de trabajo.

¿Quieres conocer nuestros servicios para tu negocio?

Ingresa para comentar