Aprende cómo hacer una administración de costos eficiente

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Hacer una administración de costos eficiente es uno de los procesos fundamentales para que la empresa alcance el éxito financiero. Para emprendedores de pequeños a grandes negocios, saber controlar y prever gastos, identificando cuando es posible reducir, es requisito para una buena administración.

Pero ¿cómo desarrollar este proceso? Conoce algunos consejos y aprende cómo hacer una administración de costos de calidad.

Qué es administración de costos

Primero, es necesario entender la importancia de la administración. De acuerdo con el libro Project estimating and cost management, del autor Parviz Rad, la administración de costos es el proceso utilizado para minimizar los costos del proyecto, sin perjudicar su calidad.

Por eso, proyectar y controlar  a todo instante los costos y gastos generados para la producción y comercialización de productos o servicios y planear estrategias es esencial. De esta forma, el administrador tiene cómo saber cuál es la situación financiera real del negocio.

administracion de costos
Administración de costos es proceso fundamental para el éxito del negocio. Foto: iStock, Getty Images

Como hacer la administración de costos

Para dar inicio al proceso, es preciso entender la diferencia entre los conceptos de costos y gastos.

Los costos son los gastos relacionados con el producto: la cantidad de dinero que la empresa invierte para producir y dejar el producto o servicio listo para la venta. Ya gastos comprenden los desembolsos que no están directamente vinculados con el producto o servicio, como el alquiler, la publicidad y la comisión de los vendedores.

Ambos pueden ser divididos en dos categorías:

Fijos: son independientes del volumen de producción y venta. O sea, son los costos y gastos mensuales esenciales para mantener la empresa en funcionamiento, como alquiler, energía eléctrica, sueldos, agua y teléfono, por ejemplo.

Variables: son alterados de acuerdo con el volumen de producción y venta. Mientras más la empresa gasta con productos y servicios, mayores son los costos y gastos variables el mes y vice versa.

Administración de costos eficiente

El proceso de administración de costos es complejo, por eso, es bueno que conozcas  algunos consejos.

Estima los costos

Hacer un estimado de costos para cada proyecto por medio de informes detallados es esencial. Intenta analizar el valor de todas las actividades, mano de obra y materiales necesarios para ponerlo en práctica.

Para eso, es preciso investigar los precios y analizar el costo-beneficio, que nos lleve a descubrir  si la opción es viable para la empresa. No olvides hacer una planificación para tener control financiero y no extrapolar los límites.

Haz un presupuesto

Tras estimar los costos para cada necesidad del proyecto, realiza un presupuesto que los incluya en un mismo informe De esta forma, el emprendedor tendrá el valor exacto necesario para la ejecución y podrá presentar los números al sector financiero.

Para que el presupuesto tenga las mejores condiciones posibles, la fase estimativa debe ser hecha con cuidado, analizando todas las posibilidades y precios y seleccionando cuáles recursos son realmente necesarios y posibles.

Estipula un margen de error

Para la administración de costos, prever los gastos que puedan surgir a lo largo del desarrollo del proyecto es esencial, además de tener en mente cuáles son los posibles riesgos. Por eso, es aconsejable determinar un margen de error en el presupuesto y tener una reserva financiera para no interrumpir la marcha si ocurren accidentes durante el recorrido recorrido.

Analiza el resultado

Después de finalizar  cada proyecto, la administración no debe ser dejada de lado. Analizar los gastos que se confirmaron (creando un nuevo informe)  es importante para ver si la inversión fue hecha de acuerdo con las estimativas anteriores. De esta forma, el emprendedor podrá conocer los problemas que ocurrieron y asegurarse para evitarlos posteriormente.

Pon en práctica estas acciones

Ahora que sabes cómo hacer una administración adecuada, intenta practicar estos consejos, identificando los errores tras finalizar cada proyecto. De esta forma, podrá mejorar cada vez más la administración.

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