Cómo identificar los costos ocultos en pequeñas y medianas empresas

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En la operación de una empresa hay todo tipo de actividades, algunas que agregan valor al producto final, y otras que no. Se calcula que del 15 al 40% de la capacidad de las empresas está relacionada con retrabajos y productos o servicios defectuosos. Muchos de estos costos no son registrados en la contabilidad de la empresa, ya sea porque no se identifican o porque es difícil calcularlos, pero no dejan de reducir la ganancia del empresario, por lo que se denominan costos ocultos.

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Para las Pyme, dónde los recursos humanos y económicos suelen ser reducidos, identificar despilfarros y costos ocultos puede incrementar significativamente la productividad, la rentabilidad y mejorar la calidad del producto final.

Según le metodología japonesa de Lean manufacturing, los costos más comunes se agrupan en 8. Lean es aplicada ampliamente por las empresas de la industria automotriz, pero los ejemplos debajo demuestran que es aplicable a todo tipo de industrias y tamaño de empresas.

Los 8 costos ocultos son:

1. Los defectos, retrabajos y el scrap

Esta forma de desperdicio es plenamente conocida por los empresarios, pero es difícil de cuantificar. Se produce por no haber realizado un proceso correctamente. Incluye el costo del material irrecuperable, el tiempo de las personas involucradas en el retrabajo, el tiempo de las máquinas que podría usarse para nuevos productos, el tiempo de inspeccionar los productos, definir el nivel de defecto y decidir si se puede aprovechar algo del material o debe eliminarse por completo.

Un ejemplo de reproceso es entregar un pedido al cliente de un producto incorrecto y por consiguiente tener que reemplazarlo. Se pierde tiempo, material, y hasta un cliente. Los procesos deberían estar diseñados a prueba de errores y debería haber un control de calidad en tiempo real.

2. La sobreproducción

Esta pérdida está relacionada con producir más de lo que se va a vender. Normalmente no se nota y aparenta que todo funciona perfectamente. Puede deberse a la falta de ventas, la falta de planeamiento en la producción, a querer evitar demoras en la entrega al cliente.

El problema de la sobreproducción es que genera otros desperdicios, como inventario de productos muertos y capacidad no aprovechada para producir otro producto que tenga más ventas.

3. La espera

Hay costos de espera cuando unos empleados permanezcan quietos mientras otros están saturados de trabajo. Los productos en una fábrica también pueden tener espera en la cola de producción o en el depósito por un layout deficiente, producción en grandes lotes, baja coordinación entre operarios, tiempos elevados de preparación de máquinas o incorrecto mantenimiento de las mismas.

Es muy común ver vendedores que están en el salón quietos, esperando que vengan los clientes. Es una clara forma de perder el dinero del dueño, a menos que sólo pague por comisión. ¡El tiempo es dinero! Este desperdicio se puede evitar balanceando las tareas entra las distintas personas, estableciendo un orden de atención e identificando todo lo que hay que hacer y repartirlo entre horas y empleados para aprovechar al máximo la capacidad productiva de cada uno.

4. El transporte

El desperdicio por transporte implica movimiento de material innecesario. Es una de las pérdidas más comunes de tiempo, esfuerzo y dinero que el cliente no valora porque ocurre dentro de la empresa y no mejora la calidad del producto final. Todo material que es transportado de un lugar a otro es una potencial fuente de ahorro. Por ejemplo, se puede determinar cuáles son los productos que salen con más frecuencia de un depósito y ponerlos en la entrada del mismo. Es importante optimizar la disposición de las máquinas y de los empleados para evitar movimientos innecesarios de los productos. Reducirlo ahorra esfuerzo innecesario y probabilidades de rotura del mismo durante el transporte.

5. El inventario

El exceso de inventario puede deberse a comprar más de lo necesario, a la falta de planificación del stock, a la falta de un sistema de contabilización del stock, a cuellos de botella no identificados, reprocesos por mala calidad, a la compra en cantidad para evitar el efecto de la inflación u obtener un mejor precio del proveedor. Si bien algunas de estas razones son válidas y pueden resultar convenientes, es importante también analizar el costo del manejo de este stock, el riesgo que implica mantenerlo, el costo del espacio, la mayor probabilidad de robo en el caso de poco control de los depósitos, también la pérdida de utilidad del producto por caducidad o falta de mantenimiento y el capital invertido detenido.

6. El movimiento del personal

Incluye el transporte innecesario de personas. En una fábrica, si los procesos no están bien organizados secuencialmente pueden hacer que los operarios pierdan tiempo moviéndose entre una actividad y otra o quizás yendo al depósito a buscar materia prima (se puede evitar usando “puntos de almacenamiento” cerca del lugar de trabajo). En una oficina por ejemplo, tener una sola fotocopiadora para todo un piso implica que todos deben moverse hasta donde ella está. Según el caso o la frecuencia de impresiones, puede ser conveniente tener más impresoras o evaluar ubicar la única en un lugar estratégico en el medio del piso para que todos lleguen con el menor movimiento posible.

También es un caso de movimiento innecesario el tener las tazas lejos del café. Si cada vez que quiero un café debo ir a otro armario a buscar las tazas estoy perdiendo tiempo. Si las tazas siempre se usan con la cafetera, es conveniente poner varias tazas junto a ella. Es importante en el análisis de este desperdicio tener en cuenta el tiempo que se pierde con cada movimiento, y la frecuencia con que se repite el mismo.

7. El exceso de procesamiento

Es un desperdicio que se genera cuando se agregan pasos a un proceso que no agrega valor para el cliente. Quizás el cliente no está dispuesto a pagarlo, o no percibe la mejora, lo que hace que no podamos recuperar el valor invertido, o perdamos clientes porque no pagan el precio que estipulamos. Por ejemplo, vamos al teatro y cuando nos dan el ticket nos lo entregan adentro de un sobre. Seguramente, como usamos el ticket en el momento, vamos a tirar el sobre. Evidentemente el sobre fue un costo extra que no valoramos.

8. Las ideas de los empleados

El recurso humano no aprovechado también es un costo. Los empleados son los que saben cómo mejorar la operación, pero si nos los escuchamos cuando ellos proponen ideas, nunca lo vamos a saber. Para aprovechar su capacidad, debemos fomentar la propuesta de ideas de parte de los empleados, escucharlas y poner en práctica las que sean realizables. Si no, no sólo vamos a perder ideas sino también empleados.

Espero les resulte útil este resumen y puedan identificar rápidamente focos de costos ocultos en su empresa. ¡Éxitos!

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