Cómo organizar el flujo de caja de su empresa

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Encontrar el equilibrio perfecto entre gastos e ingresos en una empresa puede ser una tarea bastante difícil para quien está iniciando en el mundo de los negocios. Ese ajuste o desajuste entre las ganancias y los gastos es lo que se llama flujo de caja.

“El flujo de caja es un instrumento que relaciona los ingresos y los egresos (desembolsos) de recursos monetarios en el ámbito de una empresa durante determinado intervalo de tiempo. A partir de la elaboración del flujo de caja es posible pronosticar eventuales excedentes o escasez de caja, y se determinan las medidas sanadoras que deban ser tomadas”, explican Alexandre Assaf Neto y César Augusto Tiburcio da Silva en el libro Administración de Capital de Giro (editora Atlas).

Si es un gerente novato y no posee mucha seguridad en el control del flujo de caja, es recomendable que comience las actividades con un capital de giro mayor para garantizar que todas las deudas puedan cancelarse. Con la práctica el proceso será más sencillo, pero para eso debes conocer algunos consejos que te permitan organizar de manera más eficiente los ingresos y los egresos.

Sin la organización de las finanzas, la empresa puede fracasar.  Foto: iStock, Getty Images
Sin la organización de las finanzas, la empresa puede fracasar. Foto: iStock, Getty Images

5 consejos para tener un flujo de caja organizado

Organiza

Con toda la tecnología disponible, no tiene sentido que anote todos los egresos e ingresos en papel o en una simple planilla de Excel. Investiga entre las opciones de software y de aplicaciones específicas para el control de pagos y cobros. Elije uno que, además de posibilitar la diferenciación de cuentas por categorías, permita la creación de gráficos e informes y que tenga una opción para controlar el stock.

Con el programa elabore un inventario total de sus gastos, ingresos, pagos de impuestos, etc. Algunos tipos de software permiten configurar alertas vía correo electrónico o SMS cuando una cuenta entra en vencimiento.

Clasifica

Aprovecha las funciones del programa para separar en categorías cada gasto e ingreso previsto o efectivo, discriminando por el origen. Para los ingresos, considere distinguir por forma de cobro (dinero, tarjeta, cheque, etc.) y para las salidas, diferencia impuestos, pagos a proveedores, salarios, alquiler, comisiones y otros tipos de gasto.

Anticipa

Un buen control de gastos e ingresos contempla un horizonte que corresponde al ciclo operacional de la empresa, es decir, al período que va desde la compra de la materia prima o mercancía hasta la venta del producto a los clientes. Por eso, generalmente el control debe proyectarse para un período mínimo de tres meses.

Acompaña

Muchos especialistas sugieren que el cálculo del flujo de caja se realice diariamente. Así tendrás una precisión mucho mayor, en comparación con chequeos semanales, en cualquier análisis que realices sobre las finanzas de la empresa. Puede ocurrir que existan saldos negativos concentrados en un determinado día de la semana, por ejemplo. Ese diagnóstico preciso facilitará la resolución del problema.

También es recomendable al menos una vez por mes, revisar el horizonte del ciclo operacional del flujo de caja, actualizando los valores y previsiones.

Desconfía

Al registrar los ingresos no consideres cheques y promesas de pago. Es mejor un espacio separado para contabilizar ese tipo de entrada, e inclúyelos en el flujo de caja cuando el extracto bancario muestre que el dinero ingresó.

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