¿Cuál es el impacto de las TIC en las pequeñas empresas?

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La implementación de nuevas tecnologías o TIC ha revolucionado la productividad de las grandes empresas, pero también es posible aplicarlas en las Pymes. En esta nota te contamos cómo.

Las empresas desde muy pequeñas deben buscar estandarizar sus actividades y eliminar lo más posible los procesos manuales. Que la empresa tenga pocos empleados no significa que deba utilizar su tiempo para tareas administrativas indiscriminadamente, sin antes pensar qué se podría hacer mejor y más fácil. Desde escribir un proceso cuidadosamente en un manual hasta desarrollar bases de datos que generen facturas automáticas.

TIC

Se conoce como TIC al conjunto de herramientas, equipos, programas informáticos, aplicaciones, redes y medios, que permiten la compilación, procesamiento, almacenamiento, transmisión de información como: voz, datos, texto, video e imágenes.

¿Parece complicado? Sin embargo seguramente ya estás utilizando en tu pyme muchos de ellas: la telefonía móvil y fija, las computadoras personales, Internet, intranet, e-commerce, el uso de programas como whatsapp, Facebook, Linkedin y los blogs.

Hay también TIC más avanzadas como los sistemas de Planificación de Recursos Empresariales (llamado ERP por su sigla del inglés Enterprise Resource Planning) y Administración de Relaciones con los Consumidores (llamado CRM por su sigla del inglés Customer Relationship Management).

Las TIC pueden transformar los procesos productivos, aumentando la movilidad y rápidez con que estos se realizan, disminuyendo los costos y facilitando la inserción de las empresas en la economía global.

Hace tan sólo unos años sólo los gobiernos y las empresas multinacionales eran capaces de comerciar globalmente. Hoy la tecnología permite a las compañías más pequeñas o hasta emprendimientos unipersonales convertirse en empresas “micromultinacionales”, vendiendo productos, servicios e ideas transnacionalmente.

Aplicaciones de las TIC en las Pymes

En América Latina se está aplicando cada vez más en sus modelos de negocios los servicios de comunicación y de pago, como:

  • Mercado Pago y Paypal, que permiten realizar transacciones con clientes de todo el mundo.
  • Skype y Hangouts para realizar videoconferencias.
  • Whatsapp para facilitar el contacto con los clientes en vez de utilizar el mail o el teléfono.
  • Youtube, Vine y Wideo (creada por el argentino Agu De Marco) para hacer y promocionar videos corporativos.
  • Mercado Libre, e-Bay, Amazon y Alibaba para comprar y vender.
  • Páginas web, Linkedin, Facebook, Google Ads y blogs con notas, utilizados para informar a los clientes, mantener una comunicación periódica y promocionar sus productos y servicios.
  • Mailchimp para enviar newsletters.
  • Trello y Google Calendar para organizar eventos y tareas.

Hoy en día el 25% de las pequeñas empresas en Argentina, por ejemplo, cuenta con un sistema ERP (sistemas para la planificación de los recursos empresariales), 32% en las medianas y 60% en las grandes, mientras que en Brasil, los valores ascienden a 24%, 50% y 75%, respectivamente.

Por ejemplo, una implementación de una mejora en atención al cliente para la administración de quejas y reclamos permitió a una empresa de seguros reducir el tiempo de respuesta al cliente de 25 a 12 días hábiles, administrar 2500 en lugar de 300 trámites mensuales, reducir en un 50% los costos, y estandarizar los procesos reduciendo los tipos de reclamos, de 300 a 25, lo que facilitó el manejo de los mismos.

También, de a poco, se empieza a utilizar las tecnologías en la nube (cloud computing) para almacenamiento, aplicaciones, gestión de datos y recursos virtuales compartidos (redes, servidores). Ejemplos de estos son las Google Apps: gmail corporativo, drive, contactos y calendario, drive, docs, Hangouts intranets y groups. Otro proveedor de espacio en la nube es Dropbox, que permite almacenar archivos y compartir carpetas online.

Estas aplicaciones requieren una baja inversión, son muy flexibles ya que la cantidad de usuarios puede incrementarse o disminuirse rápidamente, se actualizan continuamente, tienen soporte y confiabilidad de nivel mundial, permite el acceso tanto desde la empresa como desde el teléfono y las computadoras personales. Fundamentalmente, el costo mensual es bajo y accesible para para las Pymes.

Desventajas de las TIC para las Pymes

Las desventajas de las TIC están relacionadas más que nada con los problemas en la conectividad que suelen ser comunes en algunas zonas alejadas de América Latina, e incluso en grandes ciudades, y el miedo a la falta de seguridad de los datos o la dependencia de terceros. Pero aún así, cada vez más empresas se animan a cruzar sus límites para expandirse, bajar costos y mejorar la eficiencia.

Algunas recomendaciones

  • Ser flexibles y desarrollar a todo el personal para adaptarse a los mercados cambiantes y variados.
  • Estar presente en las redes: Twitter, Linkedin, Facebook, Youtube, Instagram entre los más jóvenes, blogs. A veces no se generan clientes en forma directa pero sí se genera presencia, recordación de marca y permite el boca a boca (compartir o retwitear por ejemplo es muy útil para esto).
  • Monitorear a la competencia actual y la potencial (las redes también pueden ayudar para ello) para que puedan enfrentar estos cambios.
  • Planificar para innovar dedicando los recursos necesarios, principalmente tiempo y personas.
  • Medir: Google analytics, los “Me gusta”, los informes de las páginas de Facebook y Linkedin son útiles para contarnos acerca de nuestros clientes y la efectividad de nuestras acciones de comunicación.
  • Reducir los riesgos: utilizar la moneda digital además del efectivo, utilizar claves seguras, hacer backups de la información, cuidar la propiedad intelectual y capacitar a los empleados en seguridad informática.

¡Éxitos y a continuar explorando las nuevas TIC! ¿Cuáles aplicas en tu empresa?

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