Buenas prácticas de recursos humanos: aprende cuándo el exceso de documentación afecta

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Al terminar una función, el empleado señala la entrega en una planilla. Aprovecha y registra el próximo deber con el que estará ocupado en los próximos minutos, horas o días. Finalizado un grupo de tareas, comienza a preparar un informe para documentar los resultados obtenidos. Alguien ya debe asociar esta rutina con las buenas prácticas de recursos humanos  y con la productividad muy bien registrada.

Pero ¿hasta qué punto la documentación del trabajo ejecutado es positiva? ¿A partir de qué momento ésta pasa a truncar los procesos y a desgastar a los empleados? Es lo que vamos a intentar responder en este artículo.

Documentar forma parte de las buenas prácticas de RH

A partir de cierto momento, la documentación exigida para desarrollar una tarea pasa a ser excesiva. Es una situación que, en la gestión pública se llama burocracia: el conjunto de reglas y procedimientos que guían la realización de determinado servicio.

Pero es importante hacer una distinción. La burocracia no es, por sí misma, negativa. A pesar de que el término es empleado casi siempre de manera peyorativa, esta regularización es necesaria para la organización de los procesos. Si no fuera por la burocracia, todo sería un gran desorden.

Es decir, forma parte de las buenas prácticas de recursos humanos documentar lo que se hace y seguir la jerarquía, manuales, reglas, memorandos, normativas… Imagínate si todos los empleados de una empresa deciden, de manera independiente, resolver cómo, cuándo y qué hacer.

buenas practicas de recursos humanos
Documentar la realización de tareas es importante, pero no debe afectar la productividad. Foto: iStock, Getty Images

El exceso de documentación crea desorden

Pero, ¿cómo saber si el tiempo dedicado a la actualización de las hojas de cálculo e informes relativos a las tareas de un empleado es excesivo? No hay una fórmula establecida, pues cierta área puede necesitar mayor inspección, por ejemplo, quien trabaja en control de producción.

Para encontrar el equilibrio, primero conversa con los empleados. Intenta descubrir cuánto tiempo gastan en la producción de documentación. Normalmente, pasarse más del 10% del tiempo que tardan con el cumplimiento de las tareas principales, es una señal de alerta. No quiere decir que sea un desastre, pero a partir de ahí ya debes pensar en alternativas para una buena gestión de proyectos sin afectar la productividad.

Cómo agilizar la gestión de tareas

Microsoft Excel es un programa óptimo para la producción de planillas de acuerdo con tus necesidades. A pesar de esto, y aunque el archivo sea compartido en nube o en red con todo el equipo, una solución más específica para la gestión de proyectos puede agilizar la actualización de las informaciones. Prueba softwares como el Basecamp, Trello, Teambox y otros.

Otro consejo de oro contra el desperdicio de tiempo es optimizar las reuniones. Antes de convocar a una, verifica si realmente es necesaria. Si se conduce el encuentro de manera objetiva, convoca sólo a los profesionales involucrados en el asunto y asegurate de que todos lleguen a la reunión bien preparados, para evitar conversaciones inconclusas.

Con estos consejos, es posible continuar con las buenas prácticas de recursos humanos sin que ellas impacten en la productividad del equipo de trabajo.

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