Control de acceso: conoce sus ventajas y cómo implementarlo

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Obligatorio para empresas con más de diez empleados, el control de acceso es un aliado de los empleados y los gestores en el ambiente de trabajo. La herramienta, fundamental para la gestión de información, tiene innumerables modelos y por eso muchas veces los emprendedores no saben en cuál invertir.

Del manual al biométrico, la importancia del control de acceso es innegable. Es él que hace el registro de las horas trabajadas por cada empleado. De esta forma, el gestor sabe si el profesional hizo horas extras e incluso si cumplió con lo previsto en el contrato, lo que posibilita el pago correcto en empresas con salarios basados en la carga horaria.

Además, por medio de este, tanto los empleados como la empresa pueden comprobar la carga horaria cumplida, si es preciso recurrir a la justicia laboral. El director de operaciones y relaciones institucionales del Grupo Kaizen, Carlos Marchetti, explica que el control de acceso trae ventajas para ambos lados.

‘Fundamentalmente por la credibilidad y transparencia que transmite para ambas partes; tanto el colaborador como el emprendimiento saben que están protegidos, ya que la tecnología utilizada y fiscalizada por el Ministerio del Trabajo relaja la relación entre empresa y colaborador’, argumenta.

control de acceso
El control de acceso es fundamental para tener un registro de las horas trabajadas por los empleados. Foto: iStock, Getty Images

Cómo escoger el mejor modelo

Con tantos modelos en los que es posible invertir, pueden surgir dudas en cuanto a la mejor opción para la empresa. ‘El control de acceso debe estar regulado por las exigencias legales. Al cumplirlas,  la elección es hecha por el costo beneficio, destacando los controles y mecanismos de mantenimiento’, menciona Marchetti.

De acuerdo con él, entre los factores que deben tenerse en cuenta a la hora de escoger un modelo, están: el cumplimiento de las normas legales; los controles de acceso; los mecanismos y tiempo de mantenimiento; y el precio del producto. Pero ¿cuáles son las principales opciones en el mercado?

Tipos de control de acceso

Conoce cuatro modelos comunes en las empresas.

Libro de acceso

Esta es la opción más económica para las empresas, en comparación con los modelos digitales. A pesar de esto, al ser un control hecho manualmente por los empleados, es susceptible a fallas y exige confianza entre el profesional y el gestor.

Por eso, este modelo es ideal para empresas con pocos empleados y funciona mejor en emprendimientos con horarios flexibles, donde los profesionales trabajan en casa o necesitan viajar.

Reloj cartográfico

Con este modelo, los empleados insertan una tarjeta de cartulina en el aparato y el reloj hace la impresión del horario. En este caso, es ideal que los gestores dispongan de monitoreo, para certificar que ningún profesional realizará el registro por otra persona.

El reloj cartográfico es ideal para pequeñas empresas que no pueden hacer una inversión alta y es una buena opción porque no se necesita mucho mantenimiento.

Código de barras

El acceso con código de barras posee información sobre los empleados y requiere que ellos tengan tarjetas individuales. La empresa puede lanzar un informe con información que se envía digitalmente, lo que facilita los procesos del departamento financiero. Esta es una inversión perfecta para medianas y grandes empresas.

Acceso biométrico

El modelo biométrico es el más avanzado y de mayor seguridad para los empleados y gestores, pues el horario de entrada y salida del profesional es registrado por medio de la impresión digital. Generalmente, es utilizado en edificios comerciales, en los que la herramienta queda localizada en los torniquetes de entrada.

A pesar de las diferencias entre los modelos, para Marchetti, no existe una opción más confiable. ‘Como hay diversas marcas y empresas fabricantes, existe una regla que controla la manera como debe funcionar, por lo tanto, los productos son muy parecidos. Lo que los diferencia es la durabilidad y el mantenimiento’, afirma.

De acuerdo con él, un reloj de acceso eficiente debe atender no solo a la empresa, también a la fiscalización y esencialmente a los colaboradores, para que confíen en el producto.

La mejor opción

Si estás escogiendo un modelo para tu empresa, acuérdate: es preciso analizar el costo – beneficio de los aparatos y ver cuál se ajusta mejor al emprendimiento. Ten en cuenta que los sistemas digitales, a pesar de ser más caros, facilitan los procesos. Por otro lado, las opciones simples son ideales para gestores que no quieren hacer grandes inversiones.

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