Oficina virtual: cómo mejorar la productividad con el home office

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Cuando se habla de oficina virtual, es común escuchar inquietudes acerca de la productividad: pero, ¿es posible mantener el mismo nivel de compromiso lejos de la sede de la empresa, sin un jefe al lado controlando?

Si piensas que no, tal vez sea mejor revisar tus conceptos. En este artículo, vamos a explicar las ventajas de incentivar el home office (trabajo en casa) entre los empleados, demostrando cuando esta práctica puede ser adoptada con éxito y cuáles son los cuidados necesarios para alcanzar buenos resultados.

El Home office puede aumentar la productividad

De acuerdo con un estudio realizado por una agencia de turismo china y divulgada en 2014 por investigadores de la Universidad de Stanford, adoptar el home office significa ganancia de productividad para los empleados. Sí, leíste bien; en el caso específico de los operadores de call center de la empresa china, que cuenta con más de 16 mil operarios en total, trabajar en casa significó mejores resultados que los obtenidos presencialmente en la empresa.

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Incentivar el home office entre los empleados es la opción para quien carece de espacio físico y trabaja en red. Foto: iStock, Getty Images

Después de nueve meses de estudio, los investigadores descubrieron que los empleados que trabajaron en casa obtuvieron un aumento del 13% en la productividad: 9% debido a la reducción de intervalos (menos pausas diarias y menos faltas al trabajo) y 4% en razón del mayor número de conexiones por minuto (lo que fue atribuido a un ambiente más silencioso y con menos distracción).

Pero la ventaja no queda sólo en la ganancia de productividad. “Para el trabajador, la gran ventaja de trabajar en casa está relacionada a dos factores principales: en primer lugar, la rutina es más flexible; segundo, no hay desperdicio de tiempo como, por ejemplo, en transporte”, afirma Gretchen Spreitzer, profesora de Administración de Empresas de la Universidad de Michigan y estudiosa del área.

Adoptar la oficina virtual requiere cuidados

Tal vez llegues a la conclusión de que estimular el home office, u oficina virtual, entre tus empleados es una buena idea. Pero es necesario prestar atención a algunos aspectos antes de asumir esta postura.

El éxito de la experiencia lejos de la sede física de la empresa va a depender de muchos factores. La cultura organizacional, el perfil de los colaboradores y el nicho de la empresa, son sólo algunos de los criterios que pesan para que esta decisión sea o no recomendada.

Para Gretchen, es fundamental que el empresario cree métodos para controlar el trabajo a distancia. “Es esencial tener expectativas claras, métodos y objetivos para controlar el desempeño. Si el colaborador entiende lo que caracteriza un buen desempeño y consigues medir este parámetro, entonces será posible controlar la productividad y el comportamiento de los empleados evaluando si están cumpliendo las metas”, afirma la profesora.

También es necesario, conocer las desventajas de optar por la oficina virtual. “El desafío principal para el colaborador está relacionado con la posibilidad de sentirse solo y aislado trabajando en casa. Además, él puede hacerse menos visible, lo que tal vez disminuye sus oportunidades de crecimiento profesional”, alerta Gretchen.

La oficina virtual colectiva es la alternativa

Una alternativa para sobrellevar esta última dificultad, son las llamadas oficinas virtuales colectivas, conocidas como espacios de coworking, en los cuales empleados de diferentes empresas y funciones se reúnen para trabajar en conjunto, pero con propósitos específicos, lo que interesa en este caso es la convivencia profesional.

En un estudio publicado en Harvard Business Review, Gretchen Spreitzer, identificó las razones por las cuales fue percibido un aumento en el rendimiento de los colaboradores que optan por la oficina virtual compartida, en vez del home office. Son tres motivos principales: el trabajo gana importancia, hay más control sobre los procesos y los empleados tienen la sensación de pertenecer a una comunidad.

La profesora impulsa la oficina virtual compartida. “Hay más de 4 mil espacios de coworking en todo el mundo. Aunque las personas trabajan remotamente, ellas aprecian el hecho de pertenecer a un grupo”, afirma ella.

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