¿Qué es y para qué sirve el Time Tracking?

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Muchos creerían que controlar el tiempo de las actividades en una empresa es cosa del siglo pasado o simplemente de estructuras rígidas organizativas. Si se trata de una pequeña empresa, también parece que no encajara.

Sin embargo, hacer control del tiempo no es más que una práctica saludable para el crecimiento de cualquier empresa. En el caso de las Pymes, es una herramienta que permite enfocar esfuerzos sobre todo en las primeras de consolidación.

El Time Tracking mejora la concentración en una sola tarea. Foto: Creative Commons
El Time Tracking mejora la concentración en una sola tarea. Foto: Creative Commons

Para poder analizar el tiempo que se dedica a cada actividad, hay una forma conocida como Time Tracking que significa contar la duración de cada una de las actividades que se realizan durante el día, para obtener información que permita hacer una evaluación de las formas en las que se está trabajando y hacer ajustes si son necesarios.

Pensar en que se puede ‘gestionar el tiempo’ es un error que se comente en los nuevos negocios. El tiempo no es posible administrarse. Lo que sí se puede administrar son las actividades realizadas y saber cuánto tiempo gastamos en hacerlas. El Time Tracking nos ayuda a estimar plazos de entrega y metas realistas.

¿Qué beneficios trae el Time Tracking?

  • Ayuda a mejorar la concentración: El Time Tracking mejora la concentración en una sola tarea durante un período que hayas delimitado para tal fin. Esto influirá en el aumento de la productividad.
  • Presupuestar mejor el tiempo: Tener datos precisos sobre el gasto real del tiempo en actividades concretas, permite mejorar en gran medida la capacidad para proyectar nuevas tareas y sobre todo ganar credibilidad en los presupuestos de horas que prepares para clientes potenciales.
  • Identifica claramente las áreas de mejora: Conociendo los datos se puede determinar dónde se está invirtiendo más tiempo del requerido para una actividad simple y que puede emplearse en otra actividad con más peso.
  • Gana en responsabilidad: “¿En qué se fue el día de labores?” El Time Tracking dará la respuesta más exacta y confiable.

Como si fuera poco, el Time Tracking es una excelente forma de recordar que se debe parar las actividades cada 50 minutos para recargar energías y refrescar puntos de vista.

Herramientas para el Time Tracking

En Internet se encuentran varias herramientas que ayudan a perfeccionar el Time Tracking y a extraer datos interesantes. Algunos de ellas son:

Ding: Herramienta diseñada para cualquier dispositivo y se adapta a cualquier tamaño de pantalla, por lo que es fácil obtener registros rápidamente. Permite descargar informes de tiempo en PDF ya sea para presentar a clientes o de manejo interno.

Harvest: Es una de las herramientas más completas y profesionales que hay actualmente. Cuenta con soporte para el trabajo en equipos. Brinda la posibilidad de generar reportes ya que esta funcionalidad está pensada para la planificación futura de las tareas.

OfficeTime: está orientada completamente a las pequeñas empresas. Además de permitir revisar el tiempo, pude incorporar funciones de facturación.

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