Pasos para identificar ganancias ocultas en su empresa

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Ganancias Ocultas

Uno de los principales desafíos de las empresas es generar valor para el negocio manteniendo el control de los costos, un ejercicio que necesita ser realizado por la mayoría de las empresas, sobre todo en América Latina. Sin embargo, en muchas ocasiones, más que minimizar gastos el punto es identificar ganancias ocultas en la operación.

Procesos de negocio como cuentas por pagar o cobrar y el departamento de recursos humanos (RRHH), son responsables de buena parte de las transacciones con fuerte impacto financiero en las empresas, y requieren mucha atención.

Jorge Bayá, director regional general para mercado internacional de TOTVS, señala que para suavizar gastos innecesarios se requiere un control detallado e identificar por dónde se puede estar perdiendo el dinero. Es muy común encontrar pérdidas financieras vinculadas a RRHH, por pagos indebidos o fallas en la aplicación de las leyes laborales y acuerdos sindicales. Para identificar costos innecesarios es fundamental hacer un trabajo de investigación, involucrando todos los procesos administrativos y financieros.

De esta forma, TOTVS define los siguientes pasos para encontrar las ganancias ocultas:

Rutina de gestión de valor

Es necesario que la empresa establezca criterios de evaluación de los datos generados por sus diferentes departamentos. Este trabajo necesita un equipo preparado para identificar patrones de análisis, encontrando los puntos que a menudo generan costos innecesarios. El objetivo es corregir las fallas recurrentes y evitar que se repitan. Es fundamental que los datos generados sean transformados en información relevante para todas las áreas de la compañía.

Revisión de procesos

No basta con hacer un análisis puntual para la reducción de costos. Es importante utilizar los inputs identificados para retroalimentar los procesos, haciendo el seguimiento sistemático de los datos para que estos costos no vuelvan a aumentar. Esta revisión debe centrarse en cuatro puntos:

  • Identificar errores en procesos
  • Verificar posibles riesgos de fraudes
  • Revisar políticas y normas de la empresa
  • Crear mecanismos de control para medir la efectividad de las acciones tomadas

Identificación de oportunidades de automatización

Por más que los procesos estén estandarizados, algunos análisis son muy difíciles de realizar en el día a día, ya que el volumen de datos trabajados en algunas empresas es muy alto. En estos casos, vale la pena invertir en tecnologías para realizar análisis rutinarios.

Entre ellas, se puede pensar en una herramienta de Analytics, que permite crear paneles de indicadores para ayudar a monitorear los costos involucrados. Además, muchas empresas utilizan herramientas de RPA (Robotic Process Automation), que utilizan software de robotización para automatizar las actividades de análisis y consolidación de datos. Este recurso es muy eficaz en las rutinas operativas, liberando a los profesionales para ser más consultivos al negocio de la compañía.

Con estas acciones enfocadas en la identificación de posibles fugas de recursos y reducción de costos, las áreas administrativas dejan de actuar apenas como áreas operativas, pasando a tener un papel más estratégico y proactivo en el análisis de datos, trayendo insights que permitan optimizar ganancias que benefician. Además del propio departamento, a la empresa como un todo. 

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