¿Cómo lograr un plan exitoso de comunicación externa?

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comunicación externa

¿Qué es la comunicación externa?

La comunicación externa es el conjunto de actividades de comunicación destinadas a diversas audiencias, desde los consumidores, hasta el sector público. Implica la proyección social de una institución y resulta fundamental para determinar el éxito o fracaso de todas sus iniciativas. Por ello, se requiere desarrollar y definir políticas de comunicación eficaces y orientadas correctamente.

Actualmente, las empresas se desempeñan en un ambiente desafiante, a causa de los vaivenes de la economía, los cambios en los consumidores y sus competidores, entre otros factores. Es por ello que la comunicación, especialmente desde una gestión externa, permite que los consumidores y público en general conozcan qué tipo de actividades realiza la empresa para impulsar el bienestar económico de la sociedad.

 

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¿Cómo establecer un plan de comunicación externa?

Ante este escenario, es importante que las organizaciones desarrollen una estrategia para establecer una comunicación efectiva con sus consumidores y otros organismos. Los principales elementos para definir un plan de comunicación externa efectivo deben basarse en los siguientes aspectos, según IEBSchool.

Análisis del entorno

En este punto se debe llevar a cabo un estudio de mercado para analizar todo lo relacionado con los factores externos, es decir, cómo se encuentra el mercado en el que se desarrolla la empresa, quién es la competencia, cómo se comporta, cuáles son los comportamientos de los consumidores, etc.

Para ello, se puede recurrir a la externalización, al contratar a una empresa que lleve a cabo los estudios de mercado o bien, a través de un proceso de investigación y análisis de datos estadísticos que proporcionen la máxima información sobre el entorno de la empresa.

Definición de objetivos

La efectividad del plan de comunicación dependerá de una correcta definición de los objetivos a alcanzar, lo cual exige tener en cuenta la denominada regla SMART (por sus siglas en inglés), es decir, estos objetivos deben ser:

  • Específicos
  • Medibles
  • Alcanzables
  • Orientados a resultados
  • Temporales

Definir al público objetivo

Este plan de comunicación debe dar respuesta a incógnitas como, ¿a quién se dirige la comunicación?, ¿quién es el público objetivo?, ¿qué edad tiene?, ¿a qué se dedica?, ¿es hombre o mujer?, ¿qué nivel de ingresos tiene?, ¿dónde reside?, ¿qué intereses tiene?, ¿qué hace en su tiempo libre?, entre otras preguntas.

Definir el mensaje

El mensaje externo debe ser:

  • Claro, conciso y directo
  • Gramatical y ortográficamente perfecto
  • Debe usar un lenguaje adecuado al público objetivo
  • Debe tener un tono adecuado
  • Acorde a las necesidades e intereses de la audiencia de la empresa

Recursos y acciones de financiamiento 

Según IEBSchool, para poner en marcha un plan de comunicación, es necesario conocer con exactitud los recursos con los que cuenta la empresa (material y no material) y cuánto se va a destinar a las acciones para alcanzar los objetivos establecidos. Estos recursos son:

  • Partida económica
  • Recursos humanos necesarios
  • Formas para obtener los recursos necesarios para la ejecución del plan de comunicación.

Definir canales de difusión del mensaje

Canales de comunicación offline:

  • Radio y televisión
  • Prensa escrita
  • Revistas especializadas
  • Mobiliario urbano, cartelería, vallas publicitarias…
  • Actos de relaciones públicas y otros eventos

Canales de comunicación online:

  • Web
  • Blog
  • Redes sociales
  • Newsletter, boletines

Por último y para medir los resultados es necesario crear un calendario. Cada acción tendrá una duración determinada, así como una continuidad. Es necesario definir qué se necesita hacer y cuándo se realizará.

Posteriormente, se deberán evaluar los resultados, para saber si se están cumpliendo los objetivos, o en caso contrario, qué ajustes se requieren hacer para conseguirlos.  Es así como las empresas pueden mejorar su comunicación al exterior y mantener una buena imagen hacia sus clientes.

Nube P

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