Cómo llevar una buena reunión de negocios colaborativa

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La transformación del trabajo por medio de las tecnologías también está marcando un cambio en la manera de realizar reuniones de trabajo o de negocios en las empresas. Ahora no sólo son presenciales, aunque domina este modelo, también son remotas a través de videoconferencias o llamadas; y combinadas.

Pero ¿cómo llevar a cabo una reunión de trabajo con éxito tomando en cuenta que se tiene que coordinar a equipos de trabajo que están en  diferentes lugares?

Primero, se deben tener las herramientas tecnológicas adecuadas, “hay que comunicarse de manera efectiva, tener herramientas que permitan la videoconferencia, la voz y mensajes, estén en presencia o no, también una sola identidad de usuario para contactarlo ya sea en la oficina en un teléfono fijo o en el móvil en cualquier lugar y que finalmente todas se conecten en una sola aplicación”, explicó Jacobo Ramos, Director de Ventas e Ingenierías de Broadsoft.

El directivo agregó que de las tendencias con más crecimiento en cuanto al tema de las reuniones es el uso de diferentes aplicaciones de comunicación y los dispositivos móviles porque integran las características de voz, datos, mensajería, video.

“Tener un solo ambiente de trabajo integrado, a través de aplicaciones, móviles e IP, para estar interconectados con email, CRM, y mensajes, de esta manera tomar una decisión de negocio sin tener que switchearte en 10 pantallas; o que se puedan asignar tareas y monitorear el estatus de las mismas en tiempo real”, explicó.

Coordinar ambientes mixtos

El siguiente punto es coordinar a los asistentes de las reuniones donde participen empleados presentes y/o de manera remota. Entonces a continuación damos las siguientes recomendaciones:

  1. Establece una agenda: Desde asignar horarios para que todas las herramientas tecnológicas a usar estés preparadas con minutos de anticipación.
  • Fijar un objetivo claro junto con los temas a tratar e incluirlo en la invitación.
  • Notificar quiénes van a participar y por qué deben participar.
  • Lugar del encuentro y duración estimada.
  • Utiliza herramientas de calendario para que haga el recordatorio a los asistentes.
  1. Dar la bienvenida a la reunión: El coordinador debe dar comienzo con un repaso de la agenda, como sugerencia. La presentación de los participantes o la primera intervención de cada uno.
  2. Conducir la reunión. El conductor del encuentro tiene que asegurar el cumplimiento de la agenda, administrar los tiempos y las intervenciones, orientar al grupo hacia los objetivos planteados. Si hay una negociación como centro de la reunión, el coordinador debe actuar como mediador, para que pueda resolverse.
  3. Evitar distracciones, conversaciones personales, interrupciones, cansancio y otros factores que retrasen los objetivos de la reunión.
  4. Cerrar la reunión. Recapitular lo tratado y decidido, se anotan los temas que quedaron abiertos o sin solución, esto da lugar a determinar próximos pasos o tareas pendientes. Este cierre invita a que puedan retirarse quienes deban o quieran hacerlo.
  5. Hacer una minuta o recordatorio de tareas. Es importante que se comunique lo tratado y se cumplan las tareas asignadas y así dar salida a las tareas resueltas.
  6. En caso de que algunos asistentes se conecten vía remota, deben asegurarse de mirar la presentación.
  • Asegurarse de que su cámara de video tome su rostro y no otros aspectos porque puede ser un distractor.
  • Cerrar el micrófono si no se está exponiendo algo para evitar que entren ruidos ajenos a la junta.

Durante las presentaciones:

  1. Escuchar en todo momento la información que se da, sobre todo los asistentes vía telefónica.
  2. Prestar atención. Sea de manera presencial o remota la audiencia deben evitar hacer otra cosa a la vez, como textear, mirar por la ventana, leer el periódico, ya que es una falta de respeto y puede distraer a los demás.
  3. Por otro lado, el presentador, hablar en tono claro, a buen ritmo y dominar el tema al hablar. Tomar en cuenta mirar a los ojos de los demás.
  4. Tiempo, tener una duración prefijada de antemano. Medir el tiempo de las presentaciones y evitar alargar más allá del tiempo establecido.

Oficina reunión business

 

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