Organización financiera: cómo tratar los costos variables

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Cuando de organización financiera se trata, muchos empresarios –especialmente los que están comenzando en el ramo- se confunden y recurren al contador para comprender la situación real de la empresa. Aunque conveniente, esa práctica tiende a perjudicar el desempeño de los negocios: es función del emprendedor conocer los costos fijos y variables, planear el presupuesto y prever futuras inversiones.

La tarea es complicada, pero no hay motivo para entrar en pánico. Con una organización financiera sólida es posible manejar el presupuesto para evitar rombos financieros y terminar el mes –o, en último análisis, el año fiscal- en azul. Para comprender cómo tratar los costos variables -uno de los responsables del descontrol en las cuentas-, conversamos con Vicente Sevilha, director de Sevilha Consultora, y autor del libro Emprendedorismo de éxito (editora Brasport).

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Son ejemplos de costos variables los gastos por materia prima, insumos y horas extra. Foto: iStock, Getty Images

 

Los costos variables acompañan el desempeño de la empresa

En primer lugar, es necesario aclarar los conceptos de costo fijo y variable en el día a día de la empresa:

Costos fijos

Son gastos en que la empresa incurrirá independientemente de cuántos ejemplares produzca, de cuántos artículos venda y de cuántos servicios preste. Son costos operativos, de infraestructura y logística, como alquiler, Internet, limpieza, conservación, vigilancia, agua, gas y energía eléctrica. (En algunos casos, especialmente en industrias, el consumo de energía eléctrica acompaña la producción, lo que transforma a este gasto en un costo variable).

Costos variables

Son gastos asociados con la productividad de la empresa. Así, el aumento de producción implica un incremento en los costos, mientras que la disminución en la producción tira los gastos hacia abajo. Son ejemplos de costos variables los gastos por materia prima, insumos y horas extra. Es sencillo identificarlos: si su empresa produce plumas, el valor de la tinta será un costo variable; si se dedica a vender ropa, la cantidad que paga para revenderlas será un costo variable.

“Los costos fijos son muy peligrosos para la empresa, pues están siempre presentes y tienen siempre el mismo tamaño, aunque los ingresos de la empresa disminuyan en un determinado mes. El esfuerzo de los administradores es convertir la mayor parte de los costos en variables, ya que el mes que se vende más, se generan más costos y más ingresos para hacerles frente, pero el mes que se vende menos, se tienen menos costos y menos ingresos”, afirma Sevilha.

Cómo tratar los costos variables

La asociación entre los costos variables y la producción parece ser realmente la salida para un balance financiero saludable. No obstante, esta relación exige atención por parte del emprendedor, pues puede esconder riesgos para el resultado financiero.

“Si la empresa experimenta un aumento repentino de las ventas, la tendencia es a enfrentar dificultades de caja, ya que necesitará en primer término comprar insumos y mercadería para después vender y en muchas ocasiones, el plazo de pago de las compras no impacta junto con el plazo de ingreso por las ventas, lo que provoca un agujero en la caja”, advierte el contador.

Además de establecer una organización financiera sólida, es necesario adecuar los procesos y negociar para enfrentar esa situación. Según Sevilha, los mejores consejos son:

desarrollar acuerdos con los proveedores, para extender el plazo de pago de las compras

negociar plazos menores para los ingresos por las ventas. Si es posible, buscar recibir una seña anticipada o vender al contado.

crear una reserva financiera propia para costear los desajustes del flujo de ingresos y pagos

recurrir  a líneas de crédito bancarias cuando es posible trasladar los costos a los clientes

enumerar, analizar y proyectar los costos en diferentes escenarios, planificando el comportamiento para las distintas situaciones.

recurrir a empresas de consultoría contable y empresarial, además de usar software de gestión y control financiero para digitalizar el proceso.

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