Correo electrónico: cinco consejos para responder a tus clientes

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El correo electrónico es una herramienta que ayuda a las empresas a mantener una comunicación ágil con sus clientes. Sin embargo, para que sea eficaz, las respuestas deben ser rápidas y esto es posible a partir de una rutina de trabajo organizada.

Para que tu bandeja de entrada no se llene de emails que no tendrás tiempo de leer (mucho menos responder) debes dedicar un poco de tiempo a mantenerlo en día. Así podrás responder los mails de todos los clientes de tu marca y mejorar la relación con los consumidores.

Cinco consejos para el correo electrónico

Si todos los días tienes dificultades para actualizar el correo, responder a tus clientes y al mismo tiempo mantener la productividad en tu trabajo, la palabra clave es organización. Observa estos consejos.

correo electrónico
El correo electrónico es un canal de comunicación entre empresa y clientes que requiere de mucha atención y cuidado. Foto: iStock, Getty Images

1. Mantén la bandeja de entrada limpia

Limpiar tu bandeja de entrada para evitar la contaminación visual es un consejo muy valioso. Sólo se trata de eliminar los emails que no tienen relación con el trabajo, el spam y las propagandas. Además, puedes borrar o archivar mensajes inmediatamente después de haber tratado sobre el tema. Pero atención: no elimines nada sin abrir el correo electrónico para ver de qué se trata.

2. Define prioridades

Cuando revisas la bandeja de entrada, define un orden para los emails. De esta manera sabrás cuáles mensajes debes responder primero y cuáles después. Ello no significa olvidar los asuntos menos relevantes, sino tan sólo que no hace falta responderlos inmediatamente.

3. Responde todos los emails

Debes establecer prioridades, pero nunca debes olvidar de responder un mensaje. Recuerda: para que el correo electrónico sea una herramienta eficaz de comunicación con tu cliente, no debes dejarlos sin respuesta. Además de eliminar un importante canal entre la empresa y los consumidores, la falta de respuestas genera una imagen negativa para la marca.

Si demorarás más para resolver un asunto, comunícaselo al cliente.

4. Establece una rutina

Ver los emails constantemente es una trampa para la productividad. Por eso, todos los días, sigue una rutina para ver tu bandeja de entrada. Reserva un tiempo para ello y hazlo con intervalos. Así conseguirás mantener la producción en el trabajo y responder a los clientes dentro del plazo.

5. Utiliza herramientas

¿Quieres ayuda para mantener los emails en día? Una alternativa es utilizar herramientas que mantienen la bandeja de entrada bajo control.

Boomerang, por ejemplo, ofrece entre sus funciones la creación de emails automáticos. Mailstrom, por otro lado, permite crear categorías para los mensajes para que sea más fácil responder, archivar y eliminar después de respondidos. Estas son tan sólo dos de varias herramientas disponibles. Elige la más adecuada para tus necesidades.

Estos consejos te ayudarán a administrar la bandeja de entrada y aprovechar mejor el potencial del correo electrónico como canal de comunicación con los clientes. Recuerda siempre que no debes dejar sin respuesta a tus clientes.

Si tienes alguna duda, sugerencia o consejo sobre este tema, deja un comentario y colabora con el intercambio de ideas. Aprovecha para compartir este contenido con tus amigos, compañeros y colaboradores en las redes sociales.

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