Descubre cómo conducir una reunión sin perder el tiempo

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Mucha conversación, análisis profundo de datos, largos debates y prácticamente ningún resultado. No es necesario ser veterano en el mundo corporativo para identificar una reunión improductiva, que puede tomar horas preciosas de un día de trabajo. En este artículo, conocerás la técnicas para liderar los encuentros sin perder el tiempo, priorizando soluciones.

Qué esperar de las reuniones

Sentados en una mesa redonda, los integrantes del equipo buscan soluciones a un problema puntual de la empresa. Los números están proyectados en la pared, pero nadie parece entenderse. En determinado momento de la reunión, te cuestionas si el tema en discusión es el mismo para todos. Surge, entonces, la inevitable sensación de que podrías estar produciendo más en otro lugar. ¿Esto te suena familiar?

De acuerdo con un estudio realizado en 2012 por Centre for Economics & Business Research, de Reino Unido, quien trabaja en oficinas gasta en promedio cuatro horas semanales en reuniones. Los entrevistados también respondieron que más de la mitad de este tiempo es desperdiciado.

Para entender cómo liderar reuniones de forma eficiente, sin perder el tiempo, es necesario comprender el propósito básico de estos encuentros: tomar decisiones en grupo. Además, cabe recordar que, en muchas empresas, la reunión es el único momento en la rutina de trabajo en que el equipo se junta para evaluar el desempeño y proyectar resultados.

sin perder el tiempo
Las reuniones improductivas están entre las principales causas de desperdicio de tiempo en la rutina corporativa. Foto: iStock, Getty Images

Cinco consejos para conducir reuniones sin perder el tiempo

Estableciendo este concepto básico, es posible señalar algunas técnicas para disminuir el desperdicio de tiempo y aumentar la efectividad de los encuentros:

 

  • Establecer los tópicos previamente

 

Para la consultora empresarial Barbara Pachter, el consejo principal es crear temas de discusión previamente. ‘El líder de la reunión debe enviar anticipadamente a los participantes los puntos a discutir. Así, cada persona sabe por adelantado su papel en el encuentro, y puede preparar mejor las contribuciones’.

 

  • Mirar el reloj

 

La consultora dice que el líder de la reunión debe estar atento al horario y a los puntos que están en discusión, para que el asunto no se desvíe. ‘Si los participantes comienzan a discutir acerca de factores que no son relevantes para el encuentro, el líder puede y debe interrumpir, pidiendo que los asuntos previstos sean retomados’, explica.

 

  • Analizar resultados

 

¿Has llegado al resultado que deseabas? ¿Cuánto falta para encontrar una decisión? Evalúa el progreso constantemente para descubrir cuándo es necesario intervenir, conduciendo a los integrantes a la búsqueda de soluciones.

 

  • Restringir el número de participantes

 

Al convocar a los participantes a la reunión, busca evaluar los perfiles con anticipación, dando prioridad a los colaboradores que pueden contribuir efectivamente con el resultado final. Cantidad, en este caso, no significa calidad, y mucho menos eficiencia.

 

  • Eliminar hábitos nocivos

 

Finalmente, cabe recordar que objetividad es la palabra de oro. Todos tienen asuntos importantes a tratar fuera de la sala de reuniones, entonces es aconsejable que las introducciones extensas y las charlas repetitivas sean eliminadas. Solicita que los integrantes expongan sus ideas de forma sucinta, para llegar al mejor resultado sin perder el tiempo.

Si tienes alguna duda, sugerencia o consejo sobre este tema, comenta a continuación. Aprovecha para compartir este contenido con tus amigos, compañeros y colaboradores, a través de las redes sociales.

 

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