Protocolo de recepción de documentos: descubre cómo organizar los procesos

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Perder tiempo buscando documentos perjudica la productividad de tu empresa y puede transmitir una mala impresión (de principiante o falta de organización) al cliente o inversor. La situación se agrava cuando los archivos fueron perdidos o extraviados. Aquí hace falta un protocolo de recepción de documentos para organizar la papelería.

Con la función de controlar el movimiento (entrada y salida) de documentos, el protocolo establece un patrón para catalogar, guardar y encaminar todos los archivos de la empresa. En este artículo, vas a descubrir cómo economizar tiempo al organizar los procesos, garantizando que ningún documento sea extraviado.

recepcion de documentos
Además de facilitar la organización de la empresa, el protocolo para el manejo de los documentos puede evitar extravíos. Foto: iStock, Getty Images

Cómo crear un protocolo de recepción de documentos

En primer lugar, es preciso entender que con una estructura pequeña todos los colaboradores deben conocer el protocolo de recepción de documentos, ya que, a veces, no es posible designar una persona para la función con un turno integral.

El protocolo de recepción de documentos puede incluir los siguientes procesos:

– Separar la correspondencia y documentos de conocimiento común de aquellas con carácter sigiloso, encaminando las confidenciales a sus respectivos destinatarios.

– Conocer el contenido de las correspondencias de conocimiento común y pedir documentos de antecedentes, si existieran.

– Clasificar el documento de acuerdo con el método específico de la empresa, sellandolo.

– Elaborar un resumen del documento.

– Preparar la ficha de protocolo, preferiblemente en dos vías, y anexar la segunda vía de la ficha al documento.

– Archivar las fichas de protocolo.

Las fichas de protocolo siguen el siguiente modelo, dependiendo del método establecido por la empresa:

(Nombre de la empresa), inscrita bajo el nº (información), con sede en la (calle), nº (información) – (barrio), en la ciudad de (municipio) – (estado), declara haber recibido de (nombre), inscrito(a) bajo el nº (información), en esta fecha, los siguientes documentos:

– (Primer documento).

– (Segundo documento).

– (Tercer documento).

(Localidad), (día) de (mes) de (año).

(Firma)

(Nombre del responsable)

(Cargo)

Si tienes dudas acerca del modelo, puedes consultar un abogado o contador especializado en el asunto. El consejo vale principalmente para quien anhela utilizar el protocolo también con fines judiciales.

Es bueno citar, los programas y softwares destinados exclusivamente a la organización de los documentos. Con el protocolo automatizado, es posible agilizar aún más la rutina de la empresa. Si te parece una idea interesante, investiga las opciones del mercado; inclusive hay alternativas de software gratuitos y de código abierto.

Por qué crear un protocolo de recepción de documentos

Entre las ventajas de adoptar un protocolo para la recepción de documentos en tu empresa, se puede citar:

Mejora la organización

Saber que los documentos están debidamente guardados y son fáciles de encontrar, permite que tu cerebro se concentre en aquello que realmente le importa a tu empresa.

Una preocupación menos en medio de los problemas del día a día. Pero no sólo es eso; mantener los procesos organizados crea una política de responsabilidad interna.

Profesionalismo

Sólo quien ya dejó a un cliente esperando en la fila o con vergüenza ante un inversor sabe explicar qué tanto perjudicó su imagen el extraviar un documento o la dificultad para encontrarlo.

Economía de tiempo

Cuando los documentos están debidamente organizados y siguen un protocolo de recepción, la rutina se agiliza y nadie pierde tiempo buscando los archivos. Tras implantar los procesos, es posible esperar una mejora en la productividad, principalmente de aquellos que trabajan diariamente con los archivos o dependen de ellos.

Garantía jurídica

Por último, vale recordar que un protocolo bien estructurado, con sellos, firmas y registros válidos legalmente, puede servir como prueba jurídica en caso de necesidad. Un motivo más para invertir en esta área. ¿O prefieres perder esta garantía?

Si tienes alguna duda, sugerencia o consejo sobre este tema, comenta a continuación. Aprovecha para compartir este contenido con tus amigos, compañeros y colaboradores, a través de las redes sociales.

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