Gestión de inventarios simplificada: 5 consejos para mayor eficiencia

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Un gran desafío para los pequeños y medianos empresarios, es la buena gestión de inventarios, que está relacionada con diversos factores. Por eso puede ser más difícil de lo que parece. Para Paul Trudgian, especialista en control de stocks, la tentación de acumular el mayor stock posible sólo por precaución es el error más común entre los pequeños empresarios.

Otra falla recurrente es comprar productos en grandes cantidades para conseguir descuentos. ‘En un último análisis, estas dos estrategias generalmente llevan a un exceso de stock, procesos obsoletos y dinero desperdiciado’, explica.

La falta de planificación y de control implica tres errores básicos:

– Comprar mucho stock por falta de previsión de la demanda.

– No gestionar el portafolio de productos.

– No reaccionar al ciclo de vida de los productos.

gestion del inventario
Negociar con los proveedores para disminuir plazos y el volumen de compras es una estrategia para la gestión del inventario. Foto: iStock, Getty Images

Cinco consejos para una mejor gestión de inventarios

Para que no cometas estos errores en la gestión de inventarios, seleccionamos cinco consejos valiosos:

1. Crea una política rigurosa de stock

El primer paso es determinar el nivel de stock ideal para cada producto que la empresa vende. ‘Esta política debe ser conducida a partir de la demanda histórica, de la demanda prevista, de los plazos de entrega, de los contratos firmados y de las metas de la empresa’, orienta Trudgian.

2. Apuesta en las planillas

‘Para una pequeña empresa, yo recomendaría la creación de planillas estadísticas para hacer los cálculos relevantes. Esto evita gastos innecesarios en software’, recomienda Paul Trudgian. Las planillas deben contener todos los datos relevantes relacionados a la entrada y salida de los productos, con un acompañamiento histórico.

3. Diversifica la inversión

 

La idea de invertir por igual en todos los productos puede ser peligrosa. ‘Es mejor siempre tener stock para los productos de alta rentabilidad que, ocasionalmente, quedarse sin stock para productos cuya tasa de lucro es más pequeña’, explica el especialista.

4. Cuidado con los descuentos

 

Comprar en grandes cantidades de acuerdo al descuento es una estrategia aceptable sólo si es sustentable. El descuento compensa los costos con almacenamiento adicional, manipulación, seguros y posible obsolescencia’

5. Negocia con los proveedores

‘Intenta siempre negociar el menor volumen de compra y el menor tiempo de entrega con tus proveedores’ orienta Trudgian. Tener stock el menor tiempo posible significa ganar el máximo de dinero.

Los softwares de gestión son la alternativa

Para dar cuenta de tantas variables en la gestión de inventarios, hay una serie de softwares a disposición del pequeño y mediano empresario. Para Joannes Vermorel, fundador de la empresa Lokad, ignorar estos recursos al inicio de la operación de la empresa es un gran falla. ‘El error más común es no invertir en un software de control de stock desde el comienzo. Soluciones como Unleashed, Tradegecko y SkyVault tienen un costo bajo y una respuesta excelente’, apunta él.

Para quien tiene dificultades con el inglés (idioma en el cual todos esos softwares son programados), Vermorel no hace restricciones. ‘En la práctica, no necesitas ser fluido en inglés para usar un software. Muchas veces, vemos pequeñas empresas luchando con sistemas precarios sólo porque el proveedor del programa es local. Es importante anotar que el software es un mercado global’.

Pero, entre los especialistas, no existe consenso acerca de la necesidad de pagar un software. Para Trudgian, el Microsoft Excel es un programa muy poderoso y accesible, que puede ser utilizado para solucionar la gestión de inventarios de una mediana empresa con bastante efectividad.

La decisión depende mucho del nicho en el cual actúas, de la relación con los proveedores, del ciclo de tus productos y del volumen de ventas. Un consejo valioso es buscar inspiración en la competencia, o sea, descubrir cómo es la gestión de inventarios entre aquellos que ya están consolidados en el mercado puede ser la solución.

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