Como fazer um ofício

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Oficio é uma carta formal destinada a alguma autoridade pública, empresa ou mesmo pessoa física, para solicitar, reivindicar ou comunicar algo. Seu texto deve ser escrito de maneira formal e conter argumentos coerentes e consistentes, de forma a justificar o pedido. Também é importante se atentar para o vocabulário (evitando repetições de palavras) e para a correção gramatical. Como fazer um ofício é uma atividade pouco habitual para a maioria das pessoas, é comum surgirem dúvidas sobre como elaborar esse tipo de documento. Em alguns contextos, um ofício pode também ser chamado de memorando, embora esse tipo de comunicado possa ter outros significados. Para pequenas empresas, elaborar um ofício envolve momentos relacionados a impostos, licenças diversas, recursos em multas e processos junto à prefeitura ou ao governo estadual, ou outros tipos de demanda. Modelos desse tipo de documento podem ajudar.

mão masculina segura caneta para escrever sobre papel
Principal regra de como fazer um ofício é elaborar um texto claro, direto e formal. Foto: iStock

O mais comum, é ser usado como um instrumento de comunicação formal entre autoridades de órgãos ou instituições diferentes, inclusive de inferiores a superiores hierárquicos. O termo “oficial”, com sentido de “real” ou “definitivo” tem justamente origem nesse tipo de documento. Ao escrever um ofício, uma pessoa formalmente manifesta sua visão ou opinião, fixando assim uma “posição oficial”. Por extensão, é comum encontrar em veículos de mídia essa designação para qualquer decisão apresentada definitiva por empresa, órgãos de governo ou até de uma celebridade. Mas o importante aqui é responder como fazer um ofício.

Em alguns órgãos, ofício é o termo usado para correspondências externas, enquanto memorandos são internos. Em outros casos, “memorandos de entendimento”, assinados conjuntamente, podem cumprir a função de contratos. Esses exemplos sugerem que, mais importante do que o nome usado para designar os documentos, é levar em conta as demandas e necessidades colocadas para conseguir alcançar o objetivo que fez você precisar escrever um ofício, certo?

Entender para elaborar um ofício:

Um ofício pode ser simples, destinado a uma só pessoa ou instituição, ou múltiplo, voltado a diferentes destinatários. O formato não precisa ser engessado, porque é bastante frequente que cada órgão ou corporação tenha suas peculiaridades e normas próprias. Em geral, a formalidade é uma regra. Então, ao escrever uma correspondência assim, aposte em fórmulas de tratamento (sr., sra., srta., ilmo. etc.), evite gírias e jargões, fuja de palavrões e vocabulário chulo e prefira a norma formal da língua (em oposição ao coloquialismo; quer dizer, evite escrever da maneira costumamos falar no dia a dia).

É comum incluir nome e endereço do destinatário em um único bloco, no topo ou no final do documento, indicando aos cuidados de quem (A/C) se destina o pedido ou comunicado. Assim como memorandos ou avisos, essa prática é especialmente útil para ofício destinado a uma instituição, onde há muitas pessoas trabalhando e um grande volume de cartas sendo recebidas. A área de protocolo de uma organização assim precisa saber, da forma mais clara e direta possível, como direcionar cada um dos documentos.

Então, para evitar extravios, certifique-se de que o nome do destinatário, departamento ou setor estejam corretamente descritos antes de enviar o documento.

Os tipos de ofício mais comuns são:

  • Oficio de solicitação: Documento com demandas de providências, de informações, de materiais ou proposta de acordo, entre outros fins sobre temas diversos. Pode servir para renegociação de débitos tributários a mudanças cadastrais. O foco é o pedido que você ou sua empresa vai apresentar ao órgão público em questão.
  • Ofício de comunicação: Correspondência de caráter meramente informativo, como informar a quitação de um débito, a solução de um problema previamente notificado ou formalizar algum tipo de medida adotada.
  • Oficio de pedido ou requerimento: Semelhante ao de solicitação, segue modelos mais padronizados conforme o caso. O requerimento costuma envolver temas e formatos específicos.
  • Ofício jurídico: Documento destinado ao poder Judiciário, como tribunais de Justiça, Ministério Público ou mesmo advogados ou representantes legais de outra partes (o advogado de outra pessoa). Neste último caso, trata-se de uma correspondência extra-judicial.
  • Ofício para pedir patrocínio: Correspondência dedicada a solicitar aporte de recursos a um projeto, evento ou ação.

Como fazer um ofício: modelos

Se você precisa fazer um ofício, provavelmente está reagindo a um pedido ou exigência formal. Se possível, busque informações sobre requisitos e necessidades específicas. Para determinados tipos de solicitação, você vai precisar informar os dados cadastrais da empresa (como razão social, CNPJ, endereço etc.). Em outros casos, é importante constar dados pessoais (como RG, CPF, profissão, nacionalidade e naturalidade, endereço etc.). Por vezes, ainda é necessário usar termos específicos, para identificar mais claramente o tipo de demanda, já que os documentos  recebidos oficialmente costumam ser anexados a processos internos, que ficam arquivados e seguem normas pré-definicas.

No modelo apresentado a seguir, usamos uma fórmula genérica, com alguns campos a preencher. Considere a possibilidade de usar papel timbrado, se sua empresa tiver um, com a marca e o nome.

  1. Tipo de ofício: de Solicitação, de Comunicação, de Requerimento, Jurídico etc.
  2. Número do ofício: Uma empresa, mesmo pequena, pode precisar emitir um número grande de ofícios por ano. Controlar a numeração e a emissão dos ofícios pode ser feito em um caderno de papel, bem guardado, ou em um documento no computador, por exemplo.
  3. Destinatário: Inclua o nome do destinatário do ofício. Em linhas separadas e imediatamente abaixo, inclua o cargo (por exemplo: “Diretor do Departamento”, ou “Coordenador de Setor” ou “Gerente geral”)  e o nome da empresa ou instituição.
  4. Assunto: A exemplo do que é usado em um e-mail, pode ser interessante incluir uma linha com o tema tratado. Quanto mais específico, descritivo e claro você for, melhor.
  5. Fórmula de tratamento: Antecedido por uma forma de tratamento,  inclua o cargo do destinatário, já que um ofício costuma ser encaminhado a alguém por causa do posto que ocupa — não é um documento pessoal, mas profissional ou protocolar (como “Prezado Senhor Diretor”, “Cara senhora Secretária-Executiva”, “Ilmo. Sr. Administrador Regional”).
  6. Conteúdo do ofício: Nesta parte do documento, você vai se identificar e explicar o que precisa. É comum iniciar a correspondência com uma estrutura comum também em contratos, citando seu nome, nacionalidade, estado civil, profissão, número de documentos (como CPF e RG) e endereço, entre outros. A seguir, você inclui sua demanda ou comunicado.
  7. Saudação e despedida: Para encerrar, aposte em fórmulas como “Atenciosamente”, ou “Limitado ao exposto, fique com meus votos de estima e consideração”, ou “Seguro de ter o pedido acolhido, agradeço a atenção desde já”.
  8. Local e data: Antes de assinar, inclua a cidade onde está e a data.
  9. Assinatura: A assinatura é praxe em ofícios, como forma de tornar o documento único.
  10. Identificação: Abaixo de sua assinatura, inclua seu nome completo, cargo e instituição (se for o caso, como: “Sócio-diretor da empresa […..]” ou “Fundador da [….]” etc.)
  11. Seu endereço: Independentemente de seu ofício ter sido enviado pelos Correios (com endereço do remetente no envelope) ou entregue pessoalmente, em mãos, é útil posicionar seu endereço ou meios de contato para facilitar o prosseguimento de sua demanda, reunindo todas as informações em um único documento.

Assim como no caso de comunicados internos ou memorandos, você provavelmente usará um editor de textos no computador para elaborar o documento. Nesse caso, uma dica é usar os recursos de formatação e espaçamento entre linhas e parágrafos para obter o melhor aproveitamento possível da folha. Softwares como Microsoft Word, LibreOffice, OpenOffice, Zoho ou Google Docs possuem recursos e até modelos para facilitar essa tarefa.

Um ofício na prática

Abaixo, confira três modelos. Leia-os e sinta-se à vontade para combinar as partes de cada modelo que mais lhe agradarem ou que estiverem mais ajustadas a sua necessidade

1. Ofício com qualificação

OFÍCIO DE [tipo de ofício]

Ofício nº ___/___

A/C sr.(sra.)  [nome da pessoa que vai recebê-lo]
[cargo ou função do destinatário]
[empresa ou órgão do destinatário]

Assunto: [Tema sobre o qual você irá tratar]

Prezado(a) sr.(sra.) [cargo ou função do destinatário],

Eu, [seu nome], [nacionalidade], [estado civil], [profissão], inscrito no CPF sob o nº [número de seu CPF], residente e domiciliado à [informar cidade ou endereço], sirvo-me do presente para solicitar [descreva sua solicitação e a finalidade pretendida].

[Saudação e despedida],
[localidade], [dia] de [mês] de [ano]

 

[assinatura]                                                                              
[seu nome]

2. Ofício sem qualificação

OFÍCIO DE [tipo de ofício]

Ofício nº ___/___

[localidade], [dia] de [mês] de [ano]

A/C sr.(sra.)  [nome da pessoa que vai recebê-lo]
[cargo ou função do destinatário]
[empresa ou órgão do destinatário]

Assunto: [Tema sobre o qual você irá tratar]

Caro(a) sr.(sra.) [cargo ou função do destinatário],

Considerando [descreva a situação e os motivos que contextualizam ou embasam sua demanda], solicito atenção e providências relacionadas a [detalhes de sua solicitação e a finalidade pretendida].

[Saudação e despedida],

[assinatura]                                                                              
[seu nome]

 

3. Ofício de comunicação

OFÍCIO DE COMUNICAÇÃO

Ofício nº ___/___

A/C sr.(sra.)  [nome da pessoa que vai recebê-lo]
[cargo ou função do destinatário]
[empresa ou órgão do destinatário]

Assunto: [Tema sobre o qual você irá tratar]

Prezado(a) sr.(sra.) [cargo ou função do destinatário],

Na condição de [seu cargo ou posição em que se apresenta], informo que [descreva o teor do que você deseja comunicare a finalidade pretendida, como o pagamento de um tributo, a revisão de uma multa, o arquivamento de um processo administrativo].

[Saudação e despedida],
[localidade], [dia] de [mês] de [ano]

[assinatura]                                                                              
[seu nome]

Confira outros três modelos:

Conclusão sobre como elaborar ofícios

Retomando os principais pontos, considerando a necessidade de uma empresa, seja para o prefeito, para o Presidente da República, para o administrador regional ou o secretário de governo, destacam-se as seguintes conclusões:

  • Documento formal, que pode seguir formatos e regras específicas que variam caso a caso.
  • Cuidados com a linguagem, correção ortográfica e gramatical
  • Identificação clara do destinatário e do tipo de ofício
  • Clareza e concisão na demanda ou comunicado
  • Assinatura e identificação do remetente

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