Como abrir uma empresa de organização de eventos?

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Abrir uma empresa de organização de eventos exige pouco ou até nenhum investimento inicial. Por outro lado, é necessária uma imensa capacidade de gestão de recursos, especialmente humanos, e uma ampla rede de contatos. Se você está pensando em entrar no ramo mas não sabe muito bem o que precisa para montar um negócio do tipo, saiba qual é o essencial a seguir.

Particularidades de uma empresa de organização de eventos

Mercado

O mercado de eventos é uma indústria multibilionária. De acordo com com estudo do Serviço Brasileiro de Apoio às Micro e Pequenas Empresas (Sebrae) e da Asociação Brasileira de Empresas de Eventos (Abeoc Brasil), o segmento movimentou R$ 209 bilhões em 2013.

Estrutura

Uma das vantagens de se abrir uma empresa de organização de eventos é que este tipo de negócio não exige grandes gastos com locação. É possível, inclusive, trabalhar com home-office.

Com um ou poucos funcionários, o negócio pode ser estruturado em uma sala de 20 m², com espaço para mesas e computadores, equipamentos comuns e banheiro.

Pessoal

É possível começar uma empresa de organização de eventos com duas ou até apenas uma pessoa, que seja responsável pela captação de clientes e a gestão de projetos. Para a hora de organizar o evento em si, o ideal é contar com equipes terceirizadas, que serão contratadas de acordo com a necessidade do cliente.

Contatos são essenciais nessa área e o empreendedor precisará se relacionar com profissionais como recepcionista, garçom, fotógrafo, manobrista, operador de luz e som, segurança, eletricista, recreacionista, músicos, mestre de cerimônias e auxiliar de limpeza, entre outros.

Despesas

Os principais gastos relacionados à organização de eventos são variáveis, uma vez que dependem dos serviços contratados para cada evento. Em geral, as despesas fixas são: salários e encargos – se tiver funcionários -; impostos e taxas; aluguel e condomínio; luz, telefone e água; produtos de limpeza; e publicidade.

empresa de organização de eventos
Empresa de organização de eventos exigem pouco capital inicial, mas muitos contatos. Foto: iStock, Getty Images

Para realizar o serviço

Uma empresa do ramo pode trabalhar na organização de uma série de eventos diferentes, como jantares, churrascos, chá de bebê, batizados, aniversários, festa infantil, festas de empresas, organização de noivado, comemorações pré-casamento e o próprio casamento.

Como cada evento requer materiais e serviços diferentes, a empresa organizadora raramente precisará ter um estoque fixo. O que for necessário comprar não deve ser mantido para além dos dias entre a contratação e realização de cada evento.

Organizando eventos

O trabalho de uma empresa de organização de eventos começa com a captação do cliente. Em geral, isso se dá através de contato direto. Algumas empresas da área também utilizam representantes comerciais. Também é muito comum serem indicadas por negócios conexos, como as próprias prestadoras de serviços terceirizados.

Feito o primeiro contato, o primeiro passo é conhecer exatamente qual é a expectativa do cliente: uma grande festa de casamento ou lançamento de produto? A partir daí, monta-se um orçamento e apresenta-se uma oferta de serviços que podem ser incluídos no evento.

Fechado o contrato, a empresa deve fazer o planejamento – onde será, qual o público esperado, quais serviços estarão presentes, etc. -, contratar terceirizados e fazer a gestão do evento propriamente dito.

Ao término, poderá fazer uma análise de resultados junto ao cliente e ao público interno – funcionários e prestadores de serviços. Caso tudo tenha saído bem, as chances de conseguir um novo trabalho com o mesmo cliente ou com um convidado da festa são muito boas.

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