Organização de eventos: confira 10 passos para planejar ações com pouco dinheiro

Deixar um comentário

Eventos corporativos são uma boa estratégia de marketing para cativar novos clientes e divulgar uma marca. Se você tem um pequeno negócio e os custos envolvidos na organização de eventos corporativos parecem assustadores, saiba que é possível realizar ações do tipo mesmo com um baixo orçamento.

Organização de eventos com baixo orçamento

  1. Ideia e conceito

O primeiro passo para organização de eventos é ter uma boa ideia. Para isso, é preciso ter em mente quais são seus objetivos.

Lançar um novo produto? Promover uma ação que não esteja diretamente relacionada à marca? Reunir os funcionários e oferecer treinamento? Promover seminários e palestras sobre seu campo de atuação? Existem múltiplas possibilidades.

Eventos corporativos não precisam custar muito, basta prestar atenção aos detalhes para planejar uma ação de sucesso. Foto: iStock, Getty Images
Eventos corporativos não precisam custar muito, basta prestar atenção aos detalhes para planejar uma ação de sucesso. Foto: iStock, Getty Images

O segundo passo é definir um conceito, o que pode incluir fatores como design, colaboração e parceria com outras empresas, tecnologia, locação e outros. Lembre-se que, em todo evento, você está criando uma experiência para os participantes.

  1. Audiência

Definir a audiência correta é essencial para encontrar patrocinadores e parceiros. O público-alvo também é importante para definir quem serão os palestrantes – se houver palestras.

  1. Agenda

Depois da audiência, o próximo passo na organização de eventos é pensar na agenda. Será um evento de dia inteiro ou terá uma duração mais longa? Qual será a programação? Terá workshops?

  1. Localização

Você deve encontrar um local que se adeque ao tipo de atividades que pretende realizar. Se a ideia é ter palestras, então o local precisa ter auditório. Caso o plano seja realizar workshops, o espaço deverá facilitar a interação entre público e professores.

  1. Convide oradores gratuitos

Para atrair palestrantes gratuitos, você deve desenvolver um plano de evento inspirador e que ofereça a possibilidade de o orador fortalecer seu nome ou marca junto a uma audiência qualificada. Se for tentar isso, esteja preparado para ouvir negativas.

  1. Encontre parceiros

Encontrar empresas parceiras é uma boa alternativa para dividir os custos da organização de eventos. Esta é uma boa opção para atrair atenção para um segmento novo. Lembre-se que concorrentes, antes de competidores, podem ser aliados para aumentar o público-alvo.

  1. Encontre patrocinadores

Outra forma de baratear os custos da organização de eventos é encontrar patrocinadores. Você deve analisar quais instituições podem ter interesse em patrocinar o evento e quais os benefícios esse patrocínio oferece para elas. Os dois principais atrativos para encontrar apoiadores são tema e audiência.

  1. Ferramentas gratuitas de marketing

A divulgação é chave para atrair o público. Uma forma de divulgar com pouco dinheiro é utilizar bem as redes sociais. Outra maneira é chamar a atenção dos meios de comunicação. Para isso, é vital que o conceito do evento seja instigante e interessante para virar alvo de matérias e entrevistas.

  1. Site

Após a divulgação, é essencial que você tenha um site com todas informações necessárias sobre o evento: localização, preço, horário, etc. Existem boas soluções gratuitas, como o WordPress e Wix.

  1. Cuidado ao definir o preço

O preço ou a gratuidade são fatores decisivos para atrair ou afastar público. Para definir valores, considere questões como nível de renda do público-alvo, conteúdo oferecido, percentual dos custos bancados por patrocinadores, etc.