La videoconferencia y sus herramientas para negocios más colaborativos

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La empresa Ricoh España es una compañía española que en unión con el IDC han realizado un informe que analiza las tendencias de la colaboración empresarial; a través de la opinión de 200 organizaciones y entidades. Entre las conclusiones se destaca que el ambiente colaborativo es mucho más productivo para las compañías. Sin embargo, pocas utilizan los medios para trabajar en este tipo de entorno. De hecho, cuestiones como la videoconferencia pueden llegar a ahorrar costes. No obstante, el 63 % de las empresas continúan celebrando sus reuniones de forma presencial.

Cuál es la efectividad de la videoconferencia

A este dato hay que añadir que de los usuarios que disponían de este sistema, continuaban con las reuniones presenciales en el 71 % de las ocasiones. Utilizaban para ello la sala de reuniones o el teléfono y no videoconferencia.

Sin embargo, no se puede estar echando un pulso constante a la tecnología. Esta forma de proceder lo único que consigue es un desaprovechamiento de recursos; un estancamiento de la productividad y un encarecimiento de los costes.

El trabajo a distancia y por proyectos

Cada vez resulta más habitual que las grandes empresas permitan una mayor flexibilidad a la hora de trabajar. Esto ha posibilitado que se experimente un aumento considerable del trabajo a distancia; formar parte de un equipo y medir la productividad a través de la consecución de proyectos.

Además, el trabajador freelance está cada vez más integrado con las plantillas de las empresas. Gracias a la movilidad empresarial, cualquier trabajador puede estar produciendo para una organización desde cualquier parte del mundo; a través de sus dispositivos móviles o una videoconferencia.

La necesidad de comunicación no implica la presencia en una misma estancia de todos los colaboradores. El uso de la videoconferencia es la solución para una comunicación fluida entre todo el equipo y con reducción de costes.

Las herramientas que hacen más fácil una videoconferencia

Es preciso aceptar la experiencia y oportunidades que ofrece, tanto a organizaciones como empleados, el trabajo colaborativo. Una vez asumida esta ventaja tecnológica es importante contar con las herramientas adecuadas.

En esta ocasión se analizan 5 herramientas que son de mucha ayuda en las reuniones a través de videoconferencia.

  • Al clásico Skype, que no precisa de presentaciones, se puede añadir Hangouts; una app de Google a la que puedes acceder a través de Gmail o Google+. Es una manera sencilla de realizar una videoconferencia. Cualquier programa de gestión, también podrá incorporar su propia opción. Además existen muchas opciones gratuitas, aunque algunas de ellas solo dejan reunir a un número determinado de participantes.
  • WeChat no es una gran aplicación. Sus funciones son muy parecidas a las que ofrece WhatsApp y no está muy extendida por Occidente. Sin embargo, dado el elevado volumen de negocios que se hace con clientes chinos, hay que destacar que es de las pocas apps que funciona para hacer videollamadas en China. Además ofrece compatibilidad con iOS y Android.
  • Zoom es una de las mejores herramientas para una videoconferencia, ya que permite conectar hasta 100 participantes.
  • Slack es una aplicación realmente efectiva. Permite la creación de distintos canales para diferentes equipos de trabajo. Sus componentes podrán compartir y almacenar archivos, realizar una videoconferencia y mandarse mensajes instantáneos.

Si se trata de una gran entidad corporativa o una institución, posiblemente el ERP cuente con una herramienta para hacer videoconferencias. En caso contrario, existen más de 5 herramientas en pro de facilitar las tareas colaborativas.

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